文档介绍：会务接待流程
一、会务工作总体思路
(一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二)责任到人：每项任务均有专人负责。
(三)周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
(四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
(一)成立会务组
:总体负责。
:会议邀请函、会务指南、宣传材料准备。
:负责会议的会场、餐饮、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)、旅游等后勤保障事宜。
备注:任务分解后形成《会务接待方案》。
(二）明确会议概况ﻫ1．全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容:
（１）会议主题
（2）级别与规模
(３）参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)
(4）会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)
注：日程安排形成会务指南。
(５)会议经费申批:根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签报领导批准。
(三）下发会议通知、登记代表名单
1．责任人:文秘材料小组。
：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:
(１)会议主题
(2)参会人员
(３)会期安排
(4)会议地点与联系电话
(5）会务组联系人与联系电话
(6)报到日期
(7)有关事项（如要求自带有关材料、物品等)
（8)会议回执（附表２)
（９）会址交通导引
：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表３),制作会议名册。登记内容应包括：
(1）单位
（2)姓名
(３)职务
（4)性别
(５)民族ﻫ(6）到达航班与到达时间
(7）是否要求接站
登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待指南》。
(四)选定会议地点
:后勤保障小组。
:联系几家宾馆(先前最好有一些基本了解)，实地考察、比较。应调查的项目包括:
(1)价格（客房、会场及其他服务项目的价位）
（2)设施(客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐
(３）服务(办会经验、餐饮质量、服务态度等)
(4)交通(便利与否）
(5)当期有无接待能力
3．落实：综合比较后按优质低价原则选取一家,签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作:
（１）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣
（2）根据会议预算在财务借款
(五）准备会议材料、用品
:两组分工协作。
:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:
（1）会议代表名单(附房间号)
(２)日程安排,各项活动地点及注意事项等
3．会议用品:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)会场条幅（或现场ＬＥD显示器)
（２）会议代表证
(3)与会领导桌签
(4)文件袋、笔记本、笔
（5)录音笔、照相机、摄像机
（６)便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要)
(7)花卉、水果及方便