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恒悦酒店物资采购管理规定采购供应链管理资料
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第一章总则
一、为规范酒店物资采购管理工作，提高物资采购质量、降低物资采购成本，使酒店物资采购工作有章可循，特制定本制度。
二、采购部为酒店物资申购单受理、物资市场调查、物资供应商比选、物资采购实施及采购物资质量跟踪的主要责任部门。
三、本制度所述的物资采购，不包括因专项服务需要而进行的服务采购、建设工程项目的物资采购、营销广告采购等。
四、本制度涉及采购的物资，分为固定资产、低值易耗品、其它营业性物品等三大类，各大类又分若干小类。
1、固定资产类（分类见酒店《固定资产管理制度》）；
2、低值易耗品类（分类见酒店《低值易耗品管理制度》）；
3、其它营业性物品类：
A类：办公文具、日杂用品、维修配件、药品、花草、柴油、餐具、厨具类；
B类：布草、印刷品、机币、一次性客用品类；
C类：干货、海鲜、三鸟、鲜活、药材、腊味、冻品、蔬菜、水果类；
D类：粮油、餐料、烟酒类；
E类：精品、奖品类。
第二章物资申购单（表）的填报、受理和变更
一、物资申购单（表）包括《固定资产申购表》、《低值易耗品申购表》、《月度采购计划表》（见附件一）、《出品部每日入厨物资计划表》、《采购申请单》（见附件二）。
二、物资申购单（表）的填报办法
（一）固定资产、低值易耗品类：申购表的填报按酒店《固定资产管理制度》和《低值易耗品管理制度》执行。[A]
（二）其它营业性物品类：按填报频率分定期填报和不定期填报两种，其中：A、D类按月填报；C类按日填报；B、E类不定期填报。
1、定期填报的：
1）A、D类（按月填报）：
（1）实行“先计划后申购”的办法。申购部门须在每月25日前填写次月《月度采购计划表》，经仓库主管核实库存情况后送财务部成本经理审核。审核后原件返回申购部门，后者复印三份，自行留存一份，送财务总监和成本部各一份，原件送采购总监签收；[A]
（2）需申购时，申购部门根据上述计划表填写《采购申请单》——财务总监审核——采购总监签认。[A]
2）C类（按日填报）：
申购部门填写《出品部每日入厨物资计划表》或《采购申请单》——部门负责人签认——采购总监签认。[A]
2、不定期填报的：
1）B类：
（1）部门新购：
a）申购部门须在货到前六十日前提出书面申请——部门负责人签认——总经办审批——申购部门和营销部提供样式送采购部——采购部提供物资样板——申购部门和营销部签认样板（三份）——供应商签认样板。样板由财务部仓库、供应商和采购部各存一份（其中布草类物资样板只需一份，由布草部保存）。样板的管理按酒店《样板管理规定》执行；[B]
b）确认样板后，申购部门填写《采购申请单》——部门负责人签认——财务总监审核——采购部签认。[B]
（2）仓库补货：
仓库主管根据物资定额库存量下限填写《采购申请单》（其中布草类由布草部申购）——部门负责人签认——财务总监审核——采购总监签认。采购部以仓库最近进货物资为样板进行采购。如须改板时，按前款“部门新购”程序执行。[A]
2）E类：申购部门填写《采购申请单》——部门负责人签认——财务总监审核——采购总监签认。[A]
（三）《出品部每日入厨物资计划表》、《采购申请单》均一式三联，申购部门送采购总监签认后，自行留存一联，送采购部和仓库各一联。[A]
三、物资申购单（表）送达采购部的时间
上述各类采购物资的申购单(表)须按以下时间送达采购总监签认。
1、固定资产类：货到前十天；[A]
2、低值易耗品类：货到前十天；[A]
3、营业性物品类：
1）A类：货到前三天；
2）B类：货到前三十天；
3）C类：货到前一天下午3时前；
4）D类：货到前二天；
5）E类：货到前七天。
四、物资申购后的变更
1、经审批同意的物资申购单（表），如出现下列情况，申购部门须立即以口头或电话方式通知采购部，并在一小时内填写《物资采购变更申请单》（见附件三），办理正式变更手续。[B]
1）相关技术部门或资产管理员根据市场情况提出更为合理的购买建议时；
2）团体宾客接待被取消时；
3）其它原因。
2、采购部签收申购部门提交的《采购变更申请单》前后：
1）未下订货或送货单的，由采购部人员在申购单原件上签名撤消并知会申购部门及仓库；[A]
2）已下订货或送货单的，采购部须立即以电话或传真方式通知供应商取消订货或送货单并取得其确认（必要时须书面确认），或通知采购员停止采购。经磋商确定不能取消的订货或送货单，采购部在《采购变更申请单》上注明原因——采购总