文档介绍：《高效会议管理技巧》分享一、会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议二、会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现( 1 ) 时间会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。( 2 ) 地点会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。( 3 ) 开会对象的选择必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。( 4 ) 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。( 5 ) 参会者的技能参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。( 6 ) 会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。( 7 ) 开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确, 致使会议毫无意义、宣告失败。三、预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。四、高效会议的八大特征 1 . 会议时间安排的规范◆上午 8 - 9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候。这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态。因此,试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。◆上午 9 - 10 点之间,员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆上午 10 - 12 点或下午 1 - 3点之间,最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。◆下午 3 - 5点之间,最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个时段举行会议往往会事倍功半。 2 . 会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款: ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间。◆超过 1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始,准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严, 不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。◆意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束 2 - 3天后,所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。 3 .固定的会议流程规范五、开会前的准备工作 “五个如果”图 3 - 1 不需开会的“五个如果”◆如果还有比开会更好的方法,即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的,就无需举行会议,例如写纸条、打电话或发邮件等。◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓,然而却简洁有效,对于一些问题的解决具有经济实用的优势。◆如果你是唯一可以做决策的人,那么一定不要浪费自己和他人的时间,召开耗时长久的所谓会议。首先,因为他人的参与可能只能把问题变得更糟;其次,决策既然只能由你做出,就无需聚集他人集体讨论,结果又全盘推翻他人意见,这种做法只会既不利于解决问题,又容易令自己陷入尴尬境地。◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题,一定要做好会议成本的预算,不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生,因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。 2 .必须开会的“五个如果”图 3 - 2 必须开会的“五个如果”◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式,不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式,往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气,使公司内部缺乏沟通,使问题和建议无法顺畅流通,长此以往,后果不堪设想。因此,每月一定要召开正式的会议, 听取部门汇报工作,使各种信息在公司内部高效流通。◆表扬和批评是两种很好的激励方式,而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评,有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆,充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争;当众批评某些情节严重