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文档介绍

文档介绍:公司来访人员管理制度
一、制定目的 :为加强来访人员管理,规范来访人员接待程序,加强
公司安全秩序,保护公司人员财产安全,特制定本制度。
二、适用范围 :适用集团公司各部门、分公司。
三、职责与权限 :
、保安负责来访人员身份确认、受访者是否会客确认、来访人
员出入登记、来访车辆停放安排。
、前台负责来访人员引领、等待时的接待、会客场所安排。
、被访者负责来访人员的接待,拜访结束确认。
四、来访人员的分类
、重要访客:公司高层来访客人;公司重要客户;政府职能部
门领导。
、一般访客:一般客户;供应商;应聘者;员工亲属。
、其他访客:广告推销者;蓄意滋事者。
4、有人员来访时,值班保安应先询问来访人,界定来访人员属
于哪一类别并做好相续衔接工作。
五、重要访客来访
一、若来访人员为重要访客,来访人员不需填写《来访人员来访
登记表》 ,由保安填写《来访人员出入登记表》 ,并立即电话通知受访
人或总经办秘书, 指引来访人员至办公楼一楼前台处, 并指挥安排车
辆停放;
来访人员至前台时, 由前台文员引领访客在会客接待处等候
而受访者或总经办秘书在接到保安受访电话通知时, 也应立即前往前
台接待访客;
若公司高层领导或部门负责人事先有约定来访时间的, 可事
先打电话到保安门岗进行交代来访者的身份或单位, 以提醒保安做好
接待准备。
四、来访人员离开时,前台文员应及时通知保安,由保安通知来
访车辆司机,提前做好准备;保安在《来访人员出入登记表》中记录
出门时间。
六、一般访客来访
、若来访人员为一般访客,保安应询问来访事由、部门、受访
人等信息,并电话告知受访部门或受访人员,在征得同意后,来访人
员须详细填写《来访人员来访登记表》存根;保安根据《来访人员来
访登记表》填写内容抄写《来访人员出入登记表》内容。
、保安须核对来访人员有效证件;向来访人员发放《访客证》
及《来访人员来访登记表》复联,指引来访人员至办公楼一楼前台处
等候或由前台文员直接引导来访人员到受访人的办公室; 若受访人为
车间一线员工, 则来访人员在保安室等候, 由受访人本人至保安室接
洽;
、来访人员至前台时,由前台引领、安排访客进入一楼接待室
等待,或者直接由受访人带领来访人员进入洽谈室会客。
4、一般来访事务,受访人只能在接待室与来访人员会谈,根据
来访需求和目的只可以带领来访人员进入和业务相关的区域, 但不能
带领来访人员进入无相关的办公区域和场所;
、若来访人员需要参观生产车间区域等部门,参观前须通知相
关(分管副总)部门领导,经同意后才能带来访者参观。
、来访结束时,受访者须在《来访人员来访登记表》上签字;
来访人员出门时,交保安《来访人员来访登记表》和《访客证》 ,保
安凭经受访人签字的 《来访人员来访登记表》 放行来访人员, 并在 《来
访人员出入登记表》存根栏中记录离开时间;若受访人未在《来访人
员来访登记表》上签字,保安须电话联系受访人,经确认后放行来访
人员,并要求受访人补签《来访人员来访登记表》 。
、 若来访人员为员工亲属, 受访人不得带来访人到办公室、 生 产车间等区域,一律在一楼接待室会谈。
、若受访人员不在公司,也没有及时委托公司其他人员代为接