文档介绍：资料室管理规定
为规范公司资料管理， 有效地利用和保护资料， 全面反映公
司经营管理各项活动的历史记录， 维护公司的合法权益， 并为今
后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门、项目部必须按
本规定认真做好资料管理工作。
一、资料归档范围：
本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工
从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对
企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、
技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式
的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，按照资料
性质予以收集、分类、归档。
：①资格预审文件；②招标文件，即招标办、甲方 发放的所有纸质文件和电子版文件；③投标文件，即设计方案、
设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设
计效果图、技术标、综合标电子文档。
2、预算部：①项目多媒体互动软件的投标文件（商务标）；
②项目的所有设计文件、 图纸、 说明书等； ③投标答疑文件 a 自 己公司提出的 b 代理公司或甲方回答；资料齐全、准确后，于
五日内到资料室登记存档。
.工程部：①各项目工程中标通知书；②工程的施工合同；
③承包协议； ④管理施工、 竣工验收等方面的的资料及外购设备
仪器的随箱全套资料， 由拆箱负责人收集齐全， 及时移交公司资
料管理员，统一保管。
．办公室：公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决
策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等，以及各
类外来文件等。
二、资料归档制度：
．本公司资料面广量大，项目部分散，为了保证资料的质量
和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。公司资料管理由办
公室设置专管岗位，统一收集，分类归档。公司各部门及项目部
必须指定专人负责（各项目部由资料员负责），因为他们熟悉文
件材料的形成过程、 内在联系和保存价值， 他们担负起归档工作
才能更有利。 各部门及个人原则上不保留任何资料， 如确实需要
备用的可保留复印件， 各部门把指派人员名单上报办公室， 以后
人员如有更换请及时通知。
．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理
和归档工作，在每一工程项目从招标、投标、施工、竣工工作告
一段落之后，应归档的工程资料必须归档，没有完整、准确的资
料归档不算完成任务。
．市场部每接到一个新的中标项目，需向胡副总、工程部、
办公室三个部门下发中标项目内部通知单， 以备各个部门及时准
备相应的资料。
4 ．归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文字材料必
须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理
人员不予接收。 项目工程类归档必须包括以下内容：
①资格预审文件
②招标文件、图纸
④投标答疑： a 自己公司提出的； b 代理公司或甲方回答
⑤投标文件（电子档或纸质文件）
⑥工程中标通知书
⑦工程施工合同
⑧承包协议
⑨工程竣工验收单及备案
. 工程获奖证书由办公室印章管理员归档，不放入资料室。
． 资料归档的时间： 办公室指派专人负责平时的资料保管和
整理， 每月对公司资料室进行归档操作。 各工程项目在施工中形
成的资料在单位工程竣工后两个月内由资料员对公司资料室进
行