文档介绍:公章管理办法(试行)
为加强公司各类公章管理,严格签章程序,确保公司利益不受损 害,经公司领导研究决定,特制定本管理办法。
一、 适用范围
公章系指公司内所有公章,分为四类: A类:公司公章;B类: 公司经济合同章;C类:银行预留的印签;D类:各部门行政章。
二、 管理办法
1、 公章刻制
所有四类公章的刻制均须以签呈形式, 经总经理审批、董事长批 准后,方可由人事行政部安排经办人刻制。
2、 公章存放
1) 本着审批与保管分开的原则,A、B类公章由公司总经理指定
人事行政部专人保管;C类公章由财务总监指定财务部专人保管; D
类公章由部门经理以上领导指定本部门专人保管, 在人事行政部登记 备案;
2) 备案内容应注明时间、存放人、公章名称、核批人签字、存 放人签字;
3) 公章存放应妥善保管,使用后应随时上锁。不得随意弃置、 放置在办公桌上;
4) 如发生公章遗失、被盗、受损等情况,公章保管人员应在第 一时间以书面形式向人事行政部经理报告, 人事行政部经理提出书面 处理意见,报总经理、董事长批示后,迅速采取措施及时处理。如属
个人/部门原因,公司保留任何行政处罚措施,直至追究相关法律责 任;
5)特殊情况如需公章外借办事,均须以书面形式报公章存放核 批人批准。同时应注明公章外借事由、时间期限、责任人一般不超 过24小时。在规定的时间期限内,责任人应主动返还公章,公章保 管人员同时有义务督促,并登记在案。
3、公章使用
签章应严格执行印章使用审批程序。(具体审批程序详见附表〈〈印 章使用审批表》)
1) A、B类公章使用由公司总经理批准;
2) C类公章使用由财务总监根据财务管理制度有关公章管理的 规定予以管理;
3) D类公章使用由部门经理以上领导批准;
4) 合同、文件使用公章,按公司〈〈经济合同管理制度》、〈〈签呈 使用规定》、〈〈关于备忘录、备忘单的使用规定》、〈〈财务管理制度》之 核定事项权限予以审批;
5) 所有〈〈签呈》、〈〈合同审批表》、〈〈备忘单》、〈〈备忘录》等已有 公司领导审批签字的各类文件须使用公章的, 不再执行〈〈公章使用审 批表》;
6) 特殊情况不能及时履行公章使用审批程序的, 公章保管人员 应电话请示具有审批权限的公司领导, 落实情况后,方可签章。同时, 公章保管人员应督促经办人在三天内补办手续;
7)公章使用应逐一登记在册,并由经办人签字;
8)公章保管人员应对签章文件内容予以相应的保密, 不得私白
泄露公司重大机密;
9) 除经总经理特别批准,一律不得在空白文件、信函上签章。
10) 每月应由公司领导对公章使用情况进行一次例行检查, 发现 问题,及时指出,并责令更改。
4、公章注销
1)公章注销应上报总经理、董事长批准;
2 )公章注销应有两人同时办理,除特别规定需在指定地 点、机关办理外,原则上应由人事行政部封存 3年。
附:
1、经济合同审批权限
-所有经济合同在正式签定前,必须由公司专业律师审核,并 按规定上报领导审查批准后,方可正式签定;
-二级机构及子公司企业对外签定的经济合同,除规定须上报 总部审查批准外,由各公司、企业领导审批;
-标底超过15万元的、预付定金或预付货款超过 10万元的、