企业电子邮件沟通规范和技巧42953ppt课件.ppt

文档介绍：企业电子邮件沟通规范及技巧
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一、电子邮件使用的基本原则
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1、电子邮件沟通的重要性
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
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2、为什么使用电子邮件沟通
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
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3、需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来，需要留下书面资料的。
通知
知识推荐和信息传递
没有见面交流条件的其他交流内容
难以简单用口头表达说明清楚的事项
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电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
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二、电子邮件写作规范
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电子邮件包含的内容
发送对象
主题
称呼与问候
正文
附件
签名
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1、发送对象的选择
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回Email。
BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
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TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。适当的规则有助于提升你的形象！
只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
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