文档介绍：高效的会议管理技巧
第1讲当今会议面面观
 
【本讲重点】
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。
 会议的意义
 

图1-1 集思广益图
如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生
“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
 

会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2 组织或部门与会议
 

开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
 会议的目的
 
 
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤
◆资源共享
利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。
◆开发创意
开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性。
◆激励士气
年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
◆巩固主管地位
经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。
 会议的种类
 
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。
 
表1-1 会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
 
●面对面会议
●电话会议
●视频会议
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众表扬或批评别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
 会议的频率
 
每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
 

 会议成本的计算
 
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。
 

 

开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况:
 
【自检】
请将下列相关选项用横线连接起来。
A、固定的部门会议①至少每两月一次
B、一对一会议②随时
C、处理突发事件的会议③按需要
D、全体会议④至少每月一次
 
【本讲总结】
从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。
因此,每个人应从基础做起,深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识,才可能使每一次会议都“行之有效”。
 
【心得体会】
____________________________