文档介绍：公司档案管理条例
档案管理的目的
为了适应计算机现代化管理的要求,规范档案管理的基本流程,保证档案整理的质量,维护档案的安全,便于资料的利用和查找。
档案管理的基本原则
实行统一领导、分级管理的原则。
文件材料的处理流程
1、发文处理
由拟稿部门拟稿、核稿,并由相关部门负责人会签。会签完毕后进行签发工作。
2、收文处理
签收登记后由公司领导审批,并由拟稿部门签字领回已审批文件。将文件复印留底、分发,最后回收归档。
归档流程
3、文件材料的分类
A、分类别
一般分为规章制度、计划安排、总结、记录、合同五类。同一类别的文件应该放在一起。
B、分年度
按文件形成年度分开。
分保管期限
将同一年度的文件材料按永久、长期、短期三种保管期限分开。
4、排列编号
将同一类别、同一年度、同一保管期限的文件材料按其类别、年度、保管期限进行排列。排列完毕后,将同一年度、同一保管期限的文件材料各编一个顺序号,即件号。同一年度、同一保管期限内的件号不得重复。
5、加盖档号章
文件材料排列完毕后,在每件文件材料首页的右上方加盖档号章。档号章包括全宗号、年度、保管期限、件号。
6、装订
归档材料应该以件为单位装订。装订时,要求正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;正件在前,附件在后。
7、装盒
同一保管期限的文件材料按件号顺序装入档案盒,厚度不超过档案盒厚度,每盒装满后再换下一盒。
8、编制档案目录
档案目录包括件号、题名、责任人、文号、日期、页数、备注。档案目录应装订成册,以便于手工检索和档案移交。
9、填写档案盒封面和背脊
档案盒封面应填写立档单位全称或通用简称。
档案盒背脊项目包括全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中起止件号为盒内文件材料的起止件号