文档介绍：日本企业5S管理制度
5S管理规范草案第一条 总则   为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。  第二条 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。  第三条 整理  1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。  2. 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。  3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；  分类如下：  1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；  2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等。  3) 物品：个人用品、装饰品  4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ；  5. “不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或拍卖；必要品的使用频率和常用程度基准表  常用程度 使用频率 处理方法  低 ? 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 丢弃中   ? 在过去的6个月中只使用过一次的物品  ? 一个月使用一次的物品 集中存放（例如归档或存放在库房中）高 ? 一周使用一次的物品  ? 每天都使用的物品  ? 每小时都要使用的物品 保存在办公桌或随身携带第四条 整顿  ? 卡座区整顿：  1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、 、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、 线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。  2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：  ? 个人的东西  ? 个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）  ? 文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）  ? 空白稿纸、不常使用的文具等  3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；  4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；  5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；  6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；  7. 桌洞下不得堆积杂物。  8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。? 办公室整顿：  1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；  2. 抽屉：同卡座区规范；  3. 电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；  4. 垃圾篓：置于桌后；  5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；  6. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；  7. 外衣手袋：同卡座区规范  ? 文件、资料管理整顿：  1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行  2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；  3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；  4. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用