文档介绍：YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图
1 采购过程 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》
对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定
的要求。PMC部是采购过程的归口管理部门。
公司确保按如下要求预先评定供方：
A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；
B、明确各类供方的评定方式和评审程度；
C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；
D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；
E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息
公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关
的验证要求。
公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
在相关的采购文件中明确如下信息要求：
A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；
B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；
C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证
品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）
二、采购流程说明
各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
三、采购流程相关要求
1、申购计划各部门须按公司的相关材料分类规定分类整理，并详细标明要求、用途，提供行业标准，要求到货时间等。、计划单到达保管员后，保管人员根据公司的库存规定修改申购计划。
3、供应内勤建询价要做到一日内传给具有一定资信的客户，两日内催促客户将报价传回，并对询价单、报价单、客户资信资料进行整理，并对后续工作采购人员的议价过程进行整理。
4、采购人对每种或每批材料与每家供应商的议价不少于三轮。
5、议价的结果送采购内勤整理，采购内勤建采购审批表，审批表的附件包括：各供应商的报价、付款条件、服务承诺与技术保障及供应商的资信证明等。
6、送交各相关部门签字确认之前须有价格复核人员的确认。
7、合同及订购单的内容包括：品种、规格型号、技术标准、技术参数要求、材质要求、付款条件、质保金、到货时间、服务协议、保密协议等，对于设备的采购合同须与供应商签定将来维修配件的采购要求。
8、采购内勤须对供应商送货进度进行跟踪管理。
9、采购内勤须对合同所确定的订金、货款及质保金进行系统管理。
10、申购人员负责按买卖双方所确认的标准验收，没有验收或验收不通过，不得入库，特殊情况提报总经理批准，谁验收谁负责。
11、采购员、采购主管、总经理对材料采购价格负责。
12、整个采购流程结束后，采购内勤负责建立供应商资信档案，内容包括：供应商的基础信息资料、本产品或本行业执行标准、相关部门对供应商的