文档介绍：**会务活动接待方案
为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组 工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。
第一部分基本情况
一、会议概况、日程
（一）活动主题
（二）活动地点
酒店
（三）活动日期
6月29日--7月1日具体安排如下:
6月29日陆续入住签到；
6月30日
7月1日
二、领导、嘉宾及参会代表情况
（一）评委及嘉宾名单
负责人：
表一国际竞赛评委及其随行人员名单
序
号
评委姓
名
评委简介
随行人员
情况
1
2
3
4
表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单
序
号
评委姓
名
评委简介
随行人员
情况
1
1人助理
2
3
助理1人
4
5
人助理1
（二）集团领导及政府领导名单
负责人：
.集团领导名单
公司参会领导及其顺行人员，预计
.政府领导名单
-2 -
①市级单位参会领导
②区级参会领导
③专家学者
④主办单位领导
(2嘉宾名单
①市级单位参会部门
②区级单位
I参会领导
n参会部门
③专家学者
④主办单位领导
(三)参赛团队人员名单
表三参赛单位及人员名单
序号
单位
人员
人数
1
3人
2
人
3
人
4
人
5
人
目标人数：21人（以实际入住为准）
第二部分筹备工作
一、工作任务
自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离 开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全 天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的 ***公司良
好形象。
二、接待原则
（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周 到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工 作。对有关工作认真进行分解、 量化，周密部署、细致安排，
做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接 待服务工作任务。
（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边， 让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一 步与南充市、区两级政府领导，在 ****项目上达成共识 三、工作分组
（一）接待组：
总负责人：
.住宿接待组：
-4 -
组长：
组员：
工作职责：
①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；
②负责检查客房设施设备是否完好；
③负责在酒店做好迎接来宾服务；
④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门 口（会提供贵宾名单）；
⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；
⑥协助办理退房服务。
.膳食组：
组长：
组员
工作职责：
①明确用餐人员数量、用餐地点；
②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用
餐安全问题；
③负责清点餐券数量，并分发餐券；
④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；
⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；
.交通调度组：
组长：
组员：
工作职责：
①明确开车人员和对应车辆；
②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路;
③负责来宾的机场接送服务；
④负责会议期间来宾的用车服务；
⑤ 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。
.机票预定组
组长:
组员：
工作职责：
①明确嘉宾与评委往返行程；
②预定嘉宾与评委往返行程机票；
（二）会务组
总负责人：
.信息收集组
组长：
组员：
工作职责：
①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求;
-6 -
②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和
需求。
③负责收集招采部汇总的信息
④负责收集营销部汇总的信息
⑤负责收集设计部汇总的信息
.会议报到组：
组长：
组员：
工作职责：
①设置签到处，负责参会人员签到；
②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入 座；
③负责分发会议相关资料、伴手礼等；
④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达
⑤为信息搜集组提供签到信息。
.会场控制组：
组长：
组员：
工作职责：
①负责会议现场布置；（全员）
②负责协助活动公司维持会场秩序； （全员）
.
③负责把控整个会议进行过程； （全员）
④负责对接媒体代表；（任俊颖）
⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控； （吴君）
⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；
⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。
.嘉宾评委领导服务组：
组长：
组员：
工作职