文档介绍：物业管理公司档案管理制度
物业管理公司
办公档案管理工作指引
简介
编制本手册主要目的下给予物业管理公司各级员工工作中参考，尤其是指导物业管理公司办公文件及档案管理。本手册内容基于物业管理公司环境条件不同，故实际实行细节可允许作部分变动，但由公司指示而定。
本手册内容主要分四大部分：
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案保管
物业管理公司日常规范文本
物业管理公司发函及通告规定
物业管理公司档案管理规定：
公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司 公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
物业管理公司管理保密规定：
在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系 、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系 、员工个人联系 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
物业管理公司档案管理
物业管理公司档案资料：
物业管理公司验收档案：
土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；
机电