文档介绍：南京百鸿达教育信息咨询有限公司前台文员(行政)工作职责及礼仪一. 前台文员的工作职责: 1 .转接总机电话; 2. 协助文控室收发传真并转交给部门,协助人事发放快递; 3. 管理办公用品, 对公司人员申请领用办公用品进行登记, 发放。每月与人事,财务进行库存盘点工作,并将汇总表上报给主管一份; 4. 承办员工考勤工作和外出登记, 每天检查到岗情况, 每天不定时检查员工有无中途离岗等等, 违反考勤制度的, 没有正规手续的, 一律严格按制度执行; 5 .协助人事办理人员离职,入职的相关手续; 6 .快递的收发工作,并做好登记本人签字确认的相关工作; 7 .及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知; 8 .信件和书刊的收发,并做好相关的登记工作; 9. 会议结束后清理会议室; 10 .协助好各部门组织公司活动等事宜; 11 .协助各部门打印相关信息; 12 .协助部门领导完成办公室日常事务。二. 前台礼仪公司前台是一个单位的脸面和名片, 所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪,这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。公司前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。※来访者接待礼仪前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意: “您好,请问您找一位? ”、“有预约吗”。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/ 秘书, ××× 单位的××× 来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来, 即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后, 前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。※电话接待礼仪前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说***。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好, 南京百鸿达教育信息咨询有限公司(公司名称,如果公司名称较长, 应用简称)”, 忌以“喂”开头。如果因故迟接, 要向来电者说“对不起, 让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水, 以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话, 就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。三. 前台文员服务规范※前台造访: 1. 客户或来访者进门, 前台马上起身接待, 并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客