文档介绍:现代企业秘书〔文员〕实务
一、      秘书工作职能与素质要求
1、职业概述:
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务,为领导决策及其实施务的人员
适用范围:机关、团体、企事业、涉外机构组织中
等级:初、中、高级
职业环境:办公室
职业能力里倾向:具备较强的书面与口头语言表达能力,综合协调与合作能力,逻辑思维与分析能力等。
2、秘书特性:
辅助性——对上司工作起辅助作用,不能自作决定。
效劳性——为上司工作和上司本人效劳。
3、应处理好的几个关系:
工作的被动性与主动性的关系
工作的经常性与突击性的关系
工作的平凡性与重要性的关系
工作的原那么性与灵活性的关系
4、秘书的职责:
接待工作——日常、专门、团组
收发信息—— 、电传、 、邮件、电子邮件
文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件
时间管理——自己、上司
会议组织——会前、会中、会后
信息管理——存、管、取
旅行安排——吃、住、行
对外公关——联络〔外事〕、参与活动
商务活动——营销、市场、税务、法律-----
指派工作——上司安排
5、职业道德:
爱本职——爱岗敬业,归属服从,从点滴作起
要谦虚——刻苦学****虚心求教,钻研业务多动脑——主动思考,机智敏锐,有商业意识
守纪律——遵纪守法,恪守信用,严保秘密
6、工作作风:
热情——真心诚意,笑脸迎送,谦和友善
扎实——做事不飘,跟进落实,检查确认
细致——准确不粗,认真不草,稳重不浮
敏捷——干练守时,讲究效率,商如战场
7、秘书的业务素质
1〕、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是根底;
2〕、智力是知识的结晶;
3〕、能力是知识和智力的最终表达和归宿。
8、通才型的知识结构,其特点:
1〕、专与博的兼容性。既包容多学科的面,满足综合效劳的需要;又具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。
2〕、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时时处在调整的动态过程中。
3〕、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思维敏捷、 思想深刻,满足高智能创造性劳动。
9、智力结构
智力是赖以吸取外界知识的能力,包括:观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。
10、能力结构
能力是知识与智力诸因素的综合表现,属改造世界范畴。
1〕、语言文字运用能力
2〕、协调能力
3〕、管理能力
4〕、处理信息能力
NVQ二级的13项能力考核
NVQ三级的10项能力考核
21世纪的企业秘书——全美秘书学会
、像心理学家一样善于观察和理解他人
、像政治家一样有灵敏的头脑
、像外交官一样有潇洒的风度
、有处理各种棘手问题的丰富经验
、有良好的写作能力和文字功夫
、熟练运用各种办公自动化设备
、熟识商务往来的法律、金融和税务知识
、迅速对文件、信息归类、整理和查询
二、时间管理和旅行
1、时间管理:
时间管理是效率的保障。
爱迪生说:“世界上最重要的东西是时间。〞
马克思说:“可支配的时间,就是财富本身。〞
2、秘书一天的工作
1〕、     开门前后:
a、取邮件报纸
b、开门,定格观看办公室〔有,无〕
c、取 件,翻日历,对时钟,翻开电器
    2〕、  常规工作:〔迅速按优先顺序排列〕
a、查阅日志〔准备、提醒-----〕
b、处理邮件、来件〔拆封、分类、呈送、发出邮件-----〕
c、聆听上司指示〔笔记----〕
d、接打 、收发 、电子邮件
e、制备文稿〔起草、修改、审批-----打印、装订〕
f、接待访客
g、安排会议、约会
h、处理办公室事务〔清洁,平安,购水、用品,订票〕
3〕、 日志工程:〔当日必完成〕
a、为上司——外出,会议,会客等〔准备,参与--结束〕
b、为自己——外出,会议,会客等〔准备,参与--结束〕
4〕、新增内容:〔立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱〕
a、新加工作——
b、应急工作——
c、突发事件——
5〕、关门前后:
a、查看日志〔提醒上司,自己清晰〕
b、回忆当日〔是否结束,加班否〕
c、离前必做〔清理办公桌,存放信息,关闭机器,切断电源,保密检查,柜屉上锁,关窗关门〕
3、秘书:化平凡为伟大
每日记录,一周统计,周志显示:
接 500次,打 380次,接访客70位,做文件36份〔5万字〕,
出外访17家,参加会14个,处理事务68件------
再参加分析、评价,送交上司
结论: