文档介绍：十四、口岸公司现阶段岗位职责说明书
第一章、岗位职能设计的原则
一、本文件中的工作岗位,是在充分考虑了口岸公司的经营特点和人力资源现状的基础上,结合现代企业管理的基本原理和运作规程而设计的。随着公司业务的发展和经营规模的扩大,应根据需要不断修改完善。
二、本文件的岗位设计包含了三个层面,即总经理、部门经理(主任)和一般员工;五个部门,即办公室、财务部、投资发展部、贸易业务部和研究部。图示如下:
总经理
研究部法律专员
贸易业务部经理
投资开发部经理
财务金融部经理
办公室主任
司机(二人)
出纳
前台
贸易业务助理
投资开发助理
三、设计和修改现阶段岗位职责,应遵循如下几个原则:
具体的岗位职能设计或界定应充分兼顾公司组织结构中的三大关系,即公司领导层与部门之间的上下级纵向关系、部门与部门之间的横向协调关系、部门内部的工作协调关系。
上下级之间的互动关系无疑是十分重要的,但是部门间的横向协作搞得好坏,往往是公司经营管理工作是否有效率的关键问题。为了保证部门间的有效交流与协作,防止部门间出现互不买帐、互相推诿、凡事都要先请示总经理才能照办的现象,在具体事项中起牵头作用的部门应该享有公司总经理给予的横向协调的某种自动授权。
横向协调的自动授权,对各部门经理人员的素质、制度水平、业务水平、领导艺术和处理人际关系的能力都提出了很高的要求。被自动授权的经理人员需在工作实践中不断提高自己的素养和水平,才能充分有效地履行好自己的职能。
岗位设计应使岗位责任人明确其所在岗位在本部门以及在本公司中的位置,同时也能了解相关部门和相关岗位的工作内容和职责,以利于彼此之间的配合与合作。
岗位设计应根据岗位所在职能部门的业务重点,明确岗位的具体业务内容,包括职责、权责、时限等,以避免岗位之间工作不明、责任不清、相互推诿和相互牵制等弊端的发生。确定“按章自动执行”和“先请示再执行”的岗位工作内容的不同性质是激活岗位职责的有效方法。
公司的职能部门的职责范围,实质上就是这个部门的经理(主任)的职责范围,经理(主任)是通过合理分工、综合指导、带头垂范、检查督促等管理形式去履行部门职能的。
在每一个职能部门中,只设立一个主要责任岗位,以保证部门经理负责制的贯彻执行。在同级管理岗位中,一般不设副职;如果确有设立副职的必要,副职应该是隶属于同级正职之下,而不是与正职分权。在没有正式安排正职的情况下,副职履行正职的职能。
公司始终处于发展变化的动态之中,因此岗位职能设计不仅要考虑公司现阶段的业务情况,还要注意适当超前这个原则,顾及到未来的公司业务发展情况,保持岗位职能的相对稳定性和适应性。
因为每一个岗位是按照适应员工每天八小时的满负荷来设计的,所以一般情况下不提倡让一名员工兼任另外一个岗位的职务。如果由于某种需要出现了兼职情况,那么这种兼职只应是临时性的,应尽快安排另一适应员工来充实其所兼的岗位。
四、每个岗位在履行职责时,除了按照岗位职责说明书中所规定的内容之外,应同时自觉参照并遵循公司颁布的各种有关制度和运作规程。
五、岗位职责说明书的表格中,只记述岗位常规情况下应履行的各种职责。但是,每张表格都有未尽事宜,如:每个岗位都有执行领导指派的其它工作的义务。为了节约篇幅,这一点不在表格中特别载明。
六、某些岗位的职能应适时调整分割(如办公室主任,需要履行的职能很多),应随着公司规模的发展壮大,将其中一些功能分割出来,增设新的岗位(如设立专管人事工作的副主任,专管档案工作的行政秘书等)。而另外一些岗位的职能却具有可复制性(如汽车司机、投资发展部投资助理和贸易业务部业务助理等),当业务发展需要增添员工时,他们的岗位职能大体上应是一致的。
、办公室
办公室是公司整个行政事务和后勤保证工作的组织协调和实施部门,是总经理领导下的公司综合管理部门,它的主要职能是为公司领导和各个业务部门提供行政后勤保障和服务。
办公室的主要职责范围如下:
公司日常行政办公事务管理
公司后勤保障
各部门之间的关系协调
公司人事管理
公司对外关系的协调
主要指导文件:
行政管理制度
人事管理制度
会议管理制度
一、办公室主任岗位职责说明书
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姓名:
职务:办公室副主任(□专职√以副代正□兼任)
直接领导:公司总经理
直接下属:前台文秘(1人)、汽车司机(2人)
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
行政办公事务
公文、资料、报章杂志等的发送、签收
各种收件
督查下属执行
随时
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需要收回或反馈的文件资料,应记录在案并督促落实
文档保管归档
各种收件
执行
随时
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