文档介绍：如何成功安排会议如何成功安排会议主要内容: 主要内容: 1、知道为什么要开会。 2、会议的类型。 3、如何准备会议。 4、如何控制会议。一、为什么要开会一、为什么要开会 1、传达信息和解决问题。 2、非正式会议是雇员们参与部门管理的主要方式。 3、面对面讨论问题得出结论,往往会提高雇员的士气。 4、会议可以促进雇员之间的合作以及部门之间的合作。 5、给下属表现自己和参与决策的机会。 6、提供可以进行友善争论的场所,以解释关键性问题或选定主题。 7、在形成最后决议中,使与会者平等,以促进集体合作。 8、允许雇员对意见作出有感情的反应,给他们机会听取各方意见,达成协议。二、会议的类型二、会议的类型 1、信息性会议:传达信息,可进行一些讨论,可以提出问题,但主要是信息传达 2、征求意见会:通过会议来听取意见,从而帮助决策,一般领导提出问题,雇员们提供意见, 了解雇员怎样应付局势。 3、解难会: 4、新设想会议三、如何准备会议三、如何准备会议 1、首先,你一定要知道你为什么开会,你的目标是什么?目的又是什么? 2、准备一份开会的名单。 3、准备讨论提纲,列出会议的项目,可能讨论的题目,你应该提出的问题,你需要的材料和发言稿。 4、选择时间和地点。 5、按时开会四、如何开会四、如何开会 1、说清楚会议议题。 2、介绍没有争议的问题。 3、讨论有争议的问题。 4、形成决议 5、总结会议 6、书面文件记录五、开会注意点五、开会注意点 1、摸清与会者的个性 2、牢牢控制会场气氛 3、应付各类与会者的对策。 4、做一个开会高手 1 1、摸清与会者的个性、摸清与会者的个性 1)直肠子的人:意见可参考,但有时难免得罪一些人,或意见考虑不周,要积极引导和尊重,对来自他们的争议也要特别注意。 2)替罪羊:往往更多的自责,承担责任,有时候没有弄清楚错在哪里,就开始责备自己。 3)沉默不语的人:他们不说话,无法知道他们的想法,无法知道他们知道支持谁。 4)善言的人:能说会道,说话十分高明,容易减弱你的是非判断能力,或者认真对待,或者不去招理他们。 5)反派人物:对任何建议总是值得怀疑和不可信的,总是穷追不舍, 刨根问底。 6)乖巧的人:对别人的建议总是给予肯定,很讨人喜欢。 7)事不关己者:他们不关系任何事情,这种人可到可不到。 8)激进人士:对符合他们意愿的建议欢喜,对不喜欢的则挖苦,诋毁。 9)纵横家式的人物:会议主持人,控制一切 2 2、牢牢控制会场气氛、牢牢控制会场气氛 1)不能发脾气 2)对发怒者和言以对 3)微笑和从容 4)多谢批评和指正 3 3、应付各类与会者的对策、应付各类与会者的对策 1)口若悬河的人:要适时的打断;会限定每人发言的时间2)一言不发的人:有机会就表扬他们,给他们肯定,鼓励他们发言 3)窃窃私语的人:及时制止他们,通过提问请他们大声说出来。 4)争论不休的人:重复他们的意见,把问题提交大家讨论。 5)离题万里的人:及时制止,或总结他目前说的话,调整其方向