文档介绍：福宽企〔 2013 〕 010 号山东福宽生物工程有限公司关于下发《档案管理制度》的通知各部室、车间: 为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面改善和提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度, 希遵照执行。山东福宽生物工程有限公司二0一三年八月三十日主题词: 档案管理制度抄报: 二0一三年八月三十日印发档案管理制度第一条为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制订本制度。第二条档案的范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。第三条档案的管理部门档案管理的主管部门是行政办,行政档案、人事档案、财务档案、业务档案(建筑档案、设备档案)等均由行政办进行统一管理,不统一管理的需经董事长批准。第四条档案管理部门的职责 1、行政办档案管理的职责(1)负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。(3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。(4)负责整理、保管公司所有档案。(5)负责收集、整理各部门档案分类目录(每月最后一个工作日收集一次),汇总建立公司电子档案总目录。 2、财务部档案管理的职责(1)负责配合行政办编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。(2)负责收集、整理、保管财务类档案,并与行政办做好财务档案的移交工作。 3、其他部门档案管理的职责(1)负责配合行政办按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。第五条档案的分类公司档案分类和分类编号由行政办统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按内容进行分类,并编制目录。 1 、企业档案分类使用说明(1) 组成:企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类);采用拼音字母名称标识二级类目(分类)。档案号的各段(一级类目号、分类号、案卷号)之间用“—”符号分隔。(2)档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际,进行公司档案号的编制。(3)企业综合档案档号的分类、组成说明。 1按文档类别分类(A、B、C、D) 档案编号:一级类目号-- 年度号-- 案卷顺序号( ○○○—○○○○—○○○)。举例: 1)、经营管理类 A,企业中长期计划, 20 10年度,第一卷,即 A— 20 10—永久— 01(一级类目号为经营管理类 A,年度号为 20 10, 保管期限为永久,案卷顺序号为 01)。 2)生产技术管理类,运行调度记录, 20 11年度,第二卷。即 C— 20 11—长期— 02 (一级类目号为生产技术管理类 C ,长期保管,案卷顺序号为 02)。 3)设备管理类,第二卷。即: E— FDJ — 02 (一级类目号为设备管理类 E ,二级类目号发电机为 FDJ,案卷顺序号为 02)。 4)、会计档案( F): 按一级类目号—年度号—分类号. 案卷号( ○○○—○○○○—○○○)。举例:会计档案,账簿类, 20 11年度,第一卷。即 F— 20 11— ZB- 01(一级类目号为会计类 F,年度号为 20 11,二级分类号账簿为 ZB,案卷顺序号为 01)。 5)、特种载体档案( G): 按载体类别分别编号。按一级类目代号—分类号—案卷号(○○○—○○○—○○○)。举例:特种载体档案,光盘资料,盒装编号为 001 。即: G— GP— 001 2 按保存形式分类(1)纸质形式。(2)电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。分类 01-07 、 14 、以及其他类别的与业务有关的文件应扫描成电子文档或制成 PDF 格式,编号与纸质文档一致,在档案管理软件中登记备查。 3 按保密性分类根据国家《档案法》相关规定,分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印 1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数, 由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。(1) 、绝密:处于最高保密等级,限董事会指定人员知晓的涉及公司经营安全和企业生存的文档。绝密文件是公司的核心档案。主要包括但不限于: A董事会、总经理指定的绝密事项资料; B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果; C公司的重大经营决策、战略投资计划; D购买或开发的科研成果、软件源代码和专利等资料; (2)、机密:保密等级次于绝