文档介绍：——韦成锋外贸函电第一章开发信?教学目标: ?●理解开发信的含义; ?●了解开发信的写作要求; ?●根据业务目的撰写适合的开发信。作业要求?加入“外贸学****俱乐部”群( 36309718 ),以后所有作业全部以电子邮件形式发到群邮箱里。?全部改用真名,另外,经管系的在真名后加“经管”,外语系的加“外语”字样。§ ——开发信?外贸函电是指进出口双方在外贸业务中的一切往来信函。根据信函的作用和目的,外贸函电可分为开发信、询盘、报盘、还盘、催款函、付款通知、催装函、装船通知等等。开发信是出口商或进口商向陌生客户发出的第一封信,旨在建立业务关系。撰写开发信是外贸业务中必不可少的业务环节,是每位外贸业务员必须熟练掌握业务技能。根据今外贸业务实际情况和实战经验,开发信的撰写应当符合以下要求: 开发信写作要求? ——采用电子邮件格式?目前,外贸业务的交流工具主要是电子邮件、电话、传真、即时聊天软件如 MSN 、视频会议等。开发信一般通过电子邮件发送, 因此开发信的格式采用电子邮件格式,而不是传统的信件格式。? ——邮件主题应紧扣邮件内容而且必须富有吸引力?收信人打开邮箱后,首先看到的是电子邮件的主题,如果主题没有吸引力、未能激起收信人的阅读兴趣,收信人可能连信件内容都懒得打开就直接删除。因此,电子邮件的主题必须反复推敲, 必须具有吸引力,必须能够激起收信人的阅读兴趣。但是,如果为了吸引收信人眼球而胡编乱造主题,使主题意思与邮件内容不符,收信人看完邮件后就有种被忽悠的感觉,会非常反感。所以, 电子邮件的主题必须既能激发收信人的阅读兴趣,又能紧扣邮件内容,不得胡编乱造。? ——收信人称呼及写法?尽量获得收信人姓名及性别,直呼其名,前面加上 Dear 就可以了, 如 Dear Mr. Robert, Dear Ms Sharon. 如果不知道性别,就直接写 Dear Robert 或 Dear Sharon 。如果不知道收信人姓名,则写 Dear Sir or Madam 。? ——写明获取收信人联系资料的渠道?邮件内容第一句话要交代通过什么方式获得收信人的联系资料, 如邮箱、电话号码、传真号码等,以免唐突。? ——写明去函目的?邮件第二句话应写明此次去函的目的,开发信的去函目的都是建立业务关系。? ——简单介绍公司情况?如公司名称、地理位置、经营产品、经营年限等。? ——介绍产品基本情况?如产品名称、种类(繁多)、款式(新颖)、质量(上乘)、价格(优惠)和产品优点(经久耐用等)。? ——介绍公司获得的各种证书和业内口碑?证书:如质量认证证书, ISO 管理认证证书、 AAA 企业信誉证书和其他证书。?口碑:如是某某公司(著名公司)的供应商;实现产品质量零投诉;在业内享有良好声誉等;产品销往某某地区而且深受欢迎等等。? 9. 行动激励——告诉收信人立即行动起来?在信函的最后,告诉收信人立即行动以及行动后的收获,如“如果贵司对我们产品感兴趣,请立即告知我们,我们将给予优惠的报价”,“请登录我们的网站,以便了解我们公司和产品细节”,“如果贵司有具体询盘,我们会给出优惠报价”,“我们亟待你们的回复”等等。? 10. 关于落款?落款一般写“ Yours Faithfully ”,“ Yours Sincerely ”或者“ Yours ”,然后写上自己名字。落款后,最好注明写信的日期、时间和地点,如“ 18: 45 pm 2012-1-30 in Guangzhou ”。? 11. 联系资料和产品图片?在邮件的最后附上公司联系资料,包括公司名称、地址、电话、传真、邮箱、网址、联系人等。在联系资料后面附上重点推荐的产品图片及其说明,产品图片和说明可用专用软件制作,要求图片漂亮、有吸引力。 开发信写作注意事项? pany 或者 we ,少用 I。I代表你个人, we 代表你公司, 公司比个人有实力。? ,少使用被动语态。主动语态有人情味,被动语态没有感情色彩。? ,没有用的多余内容必须坚决删除,避免罗列无助于建立业务关系的内容或信息。? ,避免使用生僻单词和冗长句子,使收信人易于阅读理解。? ,尽量少用同义词,如在同一封信里同时使用 send, dispatch, forward, post 等, 以免收信人为了搞清楚 send 和 dispatch 之间的区别而查字典,浪费收信人时间。? ,尽量做到口语书面化, 不要外交辞令,不要文学色彩,不要生意腔调,这样的邮件具有亲和力,具有人情味。?