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学术会议筹备方案范文
本篇范文整理医学院的学术会议的筹备方案，内容整理 了学术会议前的准备工作，会议接待，会后安排几个方面的 具体会议要求。下面是管理资料网整理的
我从1998年参与全国中西医结合肝病学术会议和全国 中医肝胆病学术会议的筹备工作，至今已十年有余，对于会 议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会，在此简 要介绍以方便于后来者。
一、会前准备
1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规
模等，确定特邀嘉宾和赞助商 ；②确定会议日期、日程及议
程及预备会议内容；③排出会议作息时间及注意事项 ；④做
出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。
2. 发出会议通知：①会议征稿 ；②第一轮通知；③正式 通知及回执。
3. 准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单 ；②
xx出版论文集；⑤准备会议纪要和通讯录。
4. 准备会议标识：①代表证；②会场背景幕布、会标、 指引标志、海报、会议日程等；③参展商的展览布置；④壁报。
5. 安排会议生活：①预定交通工具 ；②预订宾馆，安排
住宿、餐饮、会场；③联系安排参观、访问、旅游活动 ；④确
定财务、接待、保卫人员；⑤安排茶歇和娱乐活动
6. 选定布置会场：①排定会议座次 ；②布置环境；③检
查并配置电化设备；④展台安排。
二、 会议接待
1. 会议报到：①接站；②填写报到单；③分发会议材料， 安排住宿；④收取代表费用；⑤通知有关事项。
2. 会场组织：①检查会议设备；②接待嘉宾；③保证会 议主持人、发言人到位；④调动与会者提问和讨论；⑤会议记 录；⑥评选优秀论文或优秀壁报。
3. 会议生活服务：①及时定购代表回程票 ；②印刷并分 发会议代表通讯录；③检查住房设施；④征求膳食意见；⑤保 证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、 会后安排
1. 整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定；
③写总结向上级汇报情况或发布 ；④将会议材料分类、立卷、 归档；⑤向总会和情报信息单位提交论文集。
2. 送别会议代表：①分发回程票 ；②结清会议费用；③
根据返程时间安排车辆；④发放会议学分、照片和通讯录。
3. 会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物 品。
召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议 水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会
前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在 12个月
之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议 主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式 体例，以及开会时间、地点等内容，以便投稿和确定参会否。 同时还要根据1583/会议需要，选定一些专家或学者进行专 题讲座。
学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最 重要的环节。我们的会议一般规范较小，参会代表并不仅仅 局限在入选论文的作者，也可通过厂家或公司特邀一些专业 人员参会，尽量保证会场人员。特别