文档介绍：行政采购履行与验收、付款流程
文档密级：内部公开
2021-09-18
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行政采购履行与验收、付款流程
目的
明确行政采购的全过程，规范采购执行操作，保证采购履行的真实性、及时性、安全性。
概述
本流程适用于XXXXX有限公司内行政采购执行人员处理采购订单的全过程，主要描述行政类相关物料的需求请购，采购订单的创建、审批、发放、执行与跟踪，供应商交付、对账及付款的全过程。
术语
名称
定义
PR
Purchase Request Form 采购申请单或请购单,公司内部使用
PO
Purchase Order-采购订单
行政采购的物料
指办公文具、计算机周边耗材、低值易耗品、管理易耗品、管制品等。
角色与职责
角色名称
职责
对应职位/岗位
请购单位
汇总采购需求并提出请购单：
各部门助理/文员：根据不同岗位的工作条件、性质制定出不同岗位的办公用品的标准（上限额度）上报人力资源部初审后，汇总后批核。对于常用办公、劳保、清洁用品按配置标准执行；
2、对于各部门药品配备由人力资源部统一申购配置；
3、对于计算机周边耗材统一由资讯部申购并发放、安装。
部门助理、文员
人资部安全员
资讯部电脑工程师
采购执行人
1、根据公司规则把PR转成PO，并经过审批把PO及时释放给供应商；
2、与供应商确认交期及交期异常处理与组织；
3、跟踪供应商到货状况并处理到货排程及实际交付的异常；
行政采购员
财务单位
复核采购对账的单据；
保存供应商所开的发票；
根据与供方所定的付款方式，并基于公司现状进行付款。
1、财务单位会计
2、财务单位出纳
仓库收货员
确认供应商送货单据，并对来料数量、型号与送货单上核对，符合要求则收货，不符合退货处理。
仓管员
供应商
根据PO数量、型号准时交付；
按对账数据开出满足国家要求的发票。
供应商
流程图
清晰版本见如下附件：
、PDF文档
、原始可编辑文档
流程说明
活动编码
活动名称
活动内容
角色
输入
输出
1-01
生成并提交PR
1、办公用品及药品请购：
、各部门助理、文员在每月19 日之前对部门下月办公用品进行预算并制定《月购需求表》（需经部门主管核准且标注清楚用途）报至人力资源部初核。
、人力资源部根据部门人数、工种、季节特点等性质，制定每月《药品清单》；各部门根据使用状况填写《用药记录表》，并于当月19 日之前提交人力资源部以便预算下月各部门药品用量。
2、电脑耗材请购:
电脑周边耗材由资讯部每月19日前根据公司实际需求作出下月电脑耗材需求表，由资讯经理审批后统一请购。
3、申购人在申购时，必须清楚填写所采购物料的具体要求：品名、规格、数量、单位、交货期等详细要求。采购人员每月对采购申购单进行核对，发现实际需求与采购申购单不符时退单处理。
请购单位
采购需求信息
《采购申请单》
2-01
创建PO并提交审批
1、行政采购员依《采购申请单》进行“询、比、议价”等，最终确定好合适的供应商。把已批核的PO转PDF格式并邮件传递给供应商。
2、PO审批应按照如下的权签规定执行。