会议管理 第四章-会议策划与策划方案.pptx

文档介绍：会议管理
目录
3
1
2
7
4
5
6
8
9
10
11
12
会议概述
会议的起源与发展
秘书与会务工作
会议策划与策划方案
会前准备工作
会间服务工作
会议评估与会后落实工作
会议规则与会议组织实例
会议文书的准备
会议财务管理
会议产业
国际社团组织会议的报批与审办
第四章会议策划与策划方案
会议策划概念
会议策划方案的制定
会议策划概述
策划是思维主体根据现实的各种情况及所掌握的信息，运用知识和能力进行全面思考运筹的过程。它从宏观上掌握原则和方向，更多地表现为战略性和科学性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一整套环节。为了使会议实现既定目标，达到预期效果，针对会议过程的各个环节进行科学构思和第四章　会议策划与策划方案合理设计，拟定初步的、总体的安排的过程即会议策划。
会议策划的意义
会议策划的特点
会议策划概念
会议策划对会议各项活动进行谋划、设计，为领导者提供多种备选方案，既保障了会务工作的积极、顺利进展，又为领导者以策划方案为基础进行选择和决断奠定了基础，赢得了主动。
赢得主动，减少被动性
运用科学的运作程序对会议各个环节进行构思，使计划切实可行，使预算投向可靠，提高会务工作的效率。
提高效率，增强可行性
会议策划以其理性思维进行预期性设计，确保即将进行的活动有条不紊地按预定的目标进行，保障各项举措的有效性，提升会议的成功率。
确保有序，增强有效性
策划通过对会议各项要素进行程序化和科学化设计，合理利用积极因素，及时排除消极因素，避免因盲目行动对会议造成的无法弥补的负面影响。
保证科学，避免盲目性
会议策划的意义
前瞻性
会议策划需要对即将进行的会议活动进行预测，运用的是宏观的战略思维，充分考虑可能出现的风险性因素，提出的行动的设想和具体方案都具有前瞻性和预见性。
可行性
会议策划是符合客观实际，具有可操作性的，既在实际环境中具有现实条件的可操作性，如经费、场地等；也在具体实施上有切实可行的方法，易于操作，便于实现。
灵活性
策划毕竟是对未来的预期想法，而影响会议效果的因素较多，当现实中出现意外因素影响原本的计划进程时，往往需要灵活适应，及时调整。因此，必要时，还应策划会议的备选方案。
科学性
会议策划是为了实现会议目标，对即将采取的行动进行安排。只有以科学的方法进行合理的设计，才能使策划具有指导现实的作用，体现策划的意义。
目的性
会议策划是针对具体的会议活动进行的，在策划过程中，要充分考虑到会议的实际情况，如会议性质、会议目标、会议要求等。一个好的会议策划，首先是目标明确、指向鲜明的。
会议策划的特点
会议策划的主要任务
01
03
05
02
04
06
查阅与会议有关的各种资料，了解同类会议的组织方法和经验教训，征求会议相关部门或人员的意见和想法。
根据会议类型成立会务工作机构，确定会务工作人员，分工负责，落实到人。
根据会议预期目标，明确会议的时间、地点等基本要素，确定会议的议题、议程、与会范围及会议活动要点。
遵守有关规定，根据会议规格制定会议经费预算。
与会议活动的相关领导、相关部门、与会人员等进行沟通协调，落实筹备方案中的具体任务，确定与会人员并安排其食宿住行等。
具体分析各种因素，提前准备应对意外情况的办法，拟定会议筹备方案及备选方案。
会议策划的十项要素
（一）明确会议目标
会议目标是会议组织者的期望和目的，是会议所要完成的各项任务的总和，是使会议具有号召力和灵魂的关键因素。会议目标决定了会议的性质和类型，制约着会议的议题，影响着会议的模式和结果。会议要发挥其应有的功能，必须做到目标清晰、任务明确，这是会议策划的首要任务。