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档案存档、借阅管理制度
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一、总则
1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归集团公司办公室。
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,凡申报文件,包括重点科技项目的申报材料、设备文件、其他项目的申报等,由各部门负责人或经办人整理完后,形成纸质文件或电子档文件,交档案管理人员保存,并填写档案收录登记册。
3、各部门负责人接收到的重要文件,由各部门负责人传阅后,交档案室,交档案管理人员保存,并填写档案收录登记册。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知(红头文件)、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总体要求。遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、档案借阅流程
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅登记表》,如有保密性严格的材料(例公司生产技术性文件、车间生产工艺流程等)需报公司总经理批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
山东益康集团药业股份有限公司
2021-05-16
第二篇:档案借阅管理制度张家塘学校档案借阅管理制度
一、查阅档案,必须先登记。
二、凡属开放的档案,本校师生员工凭个人证件,即可到档案馆查阅。外单位人员凭单位介绍信,方可查阅。
三、本校人员因工作需要,查阅密级档案,须持部门负责人签名的介绍信,经档案馆负责人同意后,方可查阅。
四、外单位人员查阅、抄录或复制密级档案时,则需持有主管部门或省局级(含同级)单位的正式介绍信。介绍信上除应写明上述内容外,还须有本部门或本单位人事保卫部门签署的意见,并加盖公章。
五、凡属原稿、原始材料,一般只限于本课题组人员利用,本校人员和外单位查阅,除应持本人工作证和介绍信以外,需由课题组负责人签名方可查阅。
六、已获专利权的项目(课题)档案材料,在专利权有效期内档案馆不向外借阅,专刊权失效后按规定办理。
七、查阅校党委会议记录、校务会议记录,应由本单位负责人同意,经档案馆负责人签字,限定性的查阅相关内容。
八、档案一般不借出,凡因工作需要,要填写借出审批单,经室负责人同意,必要时报馆长或主管校长批准。借出的档案要按期归还。逾期不还者,应给予处罚。
九、未经许可,任何人不得复印、摘抄档案。摘抄的档案,要认真核对,