文档介绍：文档管理计划方案
文档管理计划方案
文档管理计划方案
文档管理计划方案
一、方案的目的
档案是一个公司工作的史册和信息库,它起着凭证、依据和史料的作用,并为开展公司管理工作提供丰富材料．档案管理得科学合理,既可以反映当时工作得情况，、完整性和科学性，使公司管理部的工作形成一定的历史资料,特制定如下制度：
二、文件管理内容:
文件档案分类为：公司外部文件（上级文件、国家政策）、日常通知及管理类文件、会议纪要类、人事档案类（包括各部门档案类及奖惩记录类）、工作计划总结类,有关档案都将据此分类：
上级下发的文件、国家法规政策、行业管理规定各种项目申报的制度与通知。
2。日常通知及管理类文件
主要为公司内部各种制度性文件,如员工手册、国定假日放假安排通知。
每星期一的周干部会议，以及会议纪要分发的文件领用登记表。
4。人事档案类
公司内部员工的人事档案包括在职与已离职,公司人事任免、调动与员工奖惩等。
公司各部门经理每星期上交到管理部的工作计划与总结。以及年度的各部门计划总结。
文档管理计划方案
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三、文件材料整理工作分配:
1、负责部门：
1)管理部:文案工作，电子档案的建立
2)其他部门：全力辅助管理部完成工作
2、档案资料的收集：
1）公司各部门要强化存档意识，在进行工作，开展活动时,应注意上述材料的收集、整理．及时送交管理部,以便尽快存档．
2）公司员工必须的离职前认真办好离职手续以及文件移交工作,管理部应将员工登记表存档.
3）各部门的工作计划总结应一式两份,一份交由办公部管理存档,另一份由本部门管理。要求统一格式，统一稿纸.
4）收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。
3、档案的整理:
由于以前工作中的疏忽或遗漏，有一部分的文件档案未入档,所以就需要及时的整理入档，可以遵循以下步骤进行整理分类
1)首先按年份分类
2)按文件类型进行分类，可分为5类
3）遵循文控的原则将文件进行编号，并进行装订
4）对于缺失的文件应尽量补齐
5)建立电子档案
４、档案管理原则：
１） 当有管理部人员在场时，直接由管理员负责归档；
2） 管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档；
３） 管理员归档时,应详细填写档案管理纪录；
4) 未经过董事长或者管理部经理同意，任何人不得以私人借口借阅档案；
5) 调档时,必须持有管理部经理的签字证明;
6) 调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录,并填写档案借阅表;
文档管理计划方案
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７） 档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档；
8） 档案管理员不得私自翻看档案；
9） 未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案，否则一经查实,报董事长严肃处理；
1０）档案管理人员必须定期整理核查档案.
11)对于缺失的文件档案各部门应该配合管理部尽力去收集齐全
四、档案查阅办法
为了加强