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数字会议系统方案
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随着信息时代的到来,以计算机为中心的多媒体技术不断普及和
提高,给会议工作带来了新的手段和方法,尤其是近几年,信息化技
术在会议领域得到广泛应用,数字会议以其功能的多样性得到迅速普
及。数字会议室并已成为这些单位必不可少的一部分。通过数字会议
室无论进行现场指挥、报告、总结、汇报、还是介绍产品等,都能充
分调动了与会者的感官知觉,大大提高了会议和指挥效果。可以说,
数字会议特别适合我国国情需要,也越来越体现出它的优势。以前的
会议是“会议桌放几只麦克风墙上挂几只音箱,领导就作报告,听众
纸笔纪录。”这种落后的会议模式远远不能满足现在高速交流的信息
时代对会议要求。
1 建设背景
数字会议系统采用了先进的软硬件设备以提高会议的效率和质
量。相对传统会议模式,数字会议具有:高效、安全和环保的优点,
因此目前很多单位均展开了数字会议系统的建设。然而数字会议系统
涉及多个专业技术领域,配置了大量的软硬件设备,对于建设经验不
足的用户,如何进行系统和功能设计就显得有些困难。设计不合理的
数字会议系统,往往投资较大、返工较多、使用复杂、无法驾驭、难
以维护和扩展,与之相反设计优秀的数字会议系统,不仅实施周期短、
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性价比高,而且简单易用、维护方便、扩展能力强。
数字会议是信息化技术在办公领域应用的又一突破,采用现代化
的技术和多种表现方式,提高会议质量,缩短会议准备周期,提高工
作效率,提高会议资料的安全性,有效防止敏感文件扩散。
2 建设目标
根据总体规划,数字会议系统建的建设目标是:
9 为每个座位配置(无盘)计算机终端;
9 为每台计算机配置升降机;
9 为会议室配置投影仪;
9 为会议室配置电视机;
9 为会议室配置音响系统;
9 为会议室配置影碟机;
9 为会议室配置视频矩阵;
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9 为会议室配置中控系统;
9 为会议室配置网络交换设备;
9 为会议室配置电源管理设备(继电器、时序电源等);
9 为会议室配置数字会议管理系统,统一管理上述硬件和会议全过
程;
图 1 数字会议室效果图
系统功能主要是用户通过利用网络设备、音响设备、视频设备等各种
硬件设置以及软件系统实现会议的无纸化、流程化、数字化和协同性。
3 建设方案
建设原则
数字会议系统建设是一项系统工程,它涉及需求分析、系统设计、
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发展规划、产品选择、可行性论证、工程施工、人员培训等多个方面。
在实施数字会议系统设计时,秉承“先进实用、安全可靠、总体规划、
分步实施”的总体设计原则,并遵循以下原则:
9 安全可靠性原则;
9 济性原则;
9 可扩展性原则;
9 开放性和标准化原则;
9 先进性原则;
9 实用性和易操作性;
系统组成
数字会议系统主要由以下七类设备组成:
1. 定制生产的家具:由于大量硬件设备和线路需要安装在家具中,
因此家具(尤其是会议桌)必须精确的设计各开孔位置和线槽位
置,然后进行定制生产;
2. 网络通讯设备:数字会议系统在运行过程中设备间或系统间需要
进行数据通讯,实现控制、管理和使用等功能,因此需要配置必
要的网络通讯设备;
3. 视频设备:以视频方式进行信息展示是数字会议系统的重要功能
之一,因此需要根据实际需求配置相关视频设备。由于视频信号
分为模拟和数字两种制式,视频设备也分为 AV 和 VGA 两种类型;
4. 音频设备:无论传统会议或数字会议,音频设备是必备的设备之
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一,目前主要以模拟信号制式为主,数字信号制式的音频设备也
正在逐步普及;
5. 信息处理设备:数字会议的主要特征是与会人员以数字化方式进
行信息获取和传递(如会议信息浏览、会议资料浏览、电子投票
表决、电子白板等),因此必须配置相应的信息处理设备,主要分
为以通用计算机为主的设备和以嵌入式系统为主的设备;
6. 控制设备:数字会议系统中配置了大量的硬件设备,为了使普通
用户使用和管理方便