文档介绍：“华盛公司”规章制度 1 主题:办公室工作职责及行政管理制度执行部门:办公室总经理签署: 执行人:办公室主任直接上司:分管副总执行日期: 2015 年6月 15日编号: 工作职责 1 、负责处理公司一般日常事务,办理、传达、督办公司董事会、经理办公会、例会和总经理交办的工作。 2 、负责公司重要会议及活动的组织工作。负责公司董事会、办公会议的准备和会议记录、纪要整理及议定事项的督办工作。 3 、负责公司年度工作计划、总结等重要文件的起草工作,牵头草拟和发布公司内部管理规章制度。 4、搜集整理对公司有益的重要信息及资料,对公司内外发送的文件严格把关。 5 、负责公司机要文件、电文、信函的收发管理、内部运转及归档立卷、查阅工作。 6、负责公司的对外联系、外事及重要活动的组织接待工作。 7、负责公司印章、法人印鉴、法人委托书、公司介绍信的管理和使用。 8、负责公司各类文件、资料的打印、复印及传真收发工作。 9、负责公司固定资产、低值易耗品的计划采购、管理和发放工作。 10、负责公司的员工考勤、员工食堂的管理。协调调度公司业务用车,保障公司正常的业务用车需求。 11、兼顾完成公司劳动人事工作。 12、负责公司的各项年审、换证工作。 13、完成公司领导交办的其它工作。制度一、档案管理 1、收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)、资料按条款类目分别存放,第二“华盛公司”规章制度 2 年经检查齐全后、整理立卷齐全后,整理立卷归档; 2 、公司的文件记录保存、归档办法按字母顺序排列或按题目分类;或按地区、时间等形式分类,必须在档案夹里清楚地注明其归入的档案类目,方便查找; 3、每天进行清理归档,以免资料堆积,熟悉管理的档案,了解各部门的归档制度; 4、每月清理一次档案,准确地做好文件索引,以便于查找; 5 、归档要注意整洁,归档前要先把资料进行分类,可把材料按类别分组装入一个待办卷宗,以便要归档时,所有材料都能随手而得,避免盲目的查找; 6、立卷按永久、长期、短期分别组装,卷内文件要把正文与底稿、文件与附件、请示与批复放在一起,卷内页号一律在右上角。 7 、案卷厚度一般在 公分至 2 公分为宜,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查。对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,应附上抄件,案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写,字迹端正; 8 、根据卷内文件之间的联系,进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷目录、卷内目录; 9 、案卷按年代、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,须编顺序号及注明存放案卷年号与卷号; 10、注意做好保密工作,做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温等措施; 11、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全; 12、对于己失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案必须列册登记,送领导审批后销毁; 13、销毁档案材料时,必须指派专人监督,防止失踪。二、印章使用管理 1 、公司印章、法定代表人专用章、经济合同专用章由办公室指定专人管理。经总经理同意并签字或授权各部门负责人签字后,方可用印。具体用印办法如下: 1)公司对外往来文书的用印,凭总经理签字后用印; “华盛公司”规章制度 3 2 )公司和各部门对外联系业务的函件用印,由部门负责人审查,经公司分管经理或部门经理签字后方可用印; 3 )对外签订合同、协议,以及法人委托书等用印,由部门负责人审核,区别合同、协议、委托书的不同情况及权限,分别由分管经理、总经理(法人代表)签字后 4 )公司对外报送有关报表、数据资料等,经公司分管经理或授权部门负责人签字后方可用印; 5 )联系业务的介绍信,经分管副总经理签字后方可用印,公司职工因私人事项需要出具介绍信、证明等,在事实真实和不影响公司利益的情况下,经本部门或办公室负责人签字后方可用印。 2 、为严格公司印章管理,确保用印规范、安全,所有用印必须建立登记,并注明用印事宜和签字人。 3 、业务人员联系业务,需携带盖有公司经济合同专用章的合同书时,应持有法定代表人的授权委托书,并办理有关手续后方可携带。 4 、业务人员外出联系业务一般不得携带公司印章和合同专用章,特殊情况由总经理签字批准。凡外出洽谈业务,需要签订意向书、合同、协议的人员,印章使用权限不得超过授权委托书所规定的范围。违者造成的后果由受委托人承担全部责任。 5、印章管理人员必须坚持原则,凡不符合使用管理规定的,有权拒绝,不予用印。三、收发文件管理 1 、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等; 2