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2014年外贸跟单员必知经验.doc

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2014年外贸跟单员必知经验.doc

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2014年外贸跟单员必知经验.doc

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2014年外贸跟单员必知经验

2014年外贸跟单员必知经验

一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,给客户做正式报价。

经过洽谈,收到客户正式的订单。

得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之际制成销售订单,交给部门进程员跟进。

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:
 如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,
收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,
交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
 如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
 如果是放帐客户,或通过D/A等方式收汇等,需经理确认。
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 在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,
约客户查货并将查货日期告知计划部。
 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,
要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,
确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。
,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

 如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款,
通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,
船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,
以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知,
通常在开船一周前可拿到定仓纸。
 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,
运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,
船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。
 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。