文档介绍：前台工作作业指引
1 目的
前台是公司的窗口,承载着企业形象和安全管理第一道关的责任。前台工作的重要性由此可见。为使前台工作少出或免出纰漏,打造公司良好形象,确保办公工作区域的安全,特制订本作业指引。
2 适用范围
本作业指引适用于公司前台岗位的工作。
3 定义
关闭制度:所谓“关闭制度”,是指下班后办公工作区域的灯、空调、电源、窗和门要按规定进行关闭并落实责任,形成制度性惯例。
4 权责
前台文员
前台文员的主要职责为门禁管理、来客来访接待、员工考勤监督、会议室管理、邮件收发管理等等;负责做好上述职责行使过程必要的记录和台帐登记工作;负责异常事件的记录并报告。
行政主管
行政主管为前台文员的上级主管,监督和指导前台文员按本作业指引的要求做好本职工作,对前台文员的工作进行绩效考核;对前台文员发现的违规事项,负责按公司制度规定进行处理;负责骚扰事件、失窃事件以及其他突发应急事件的处理等。
人力资源主管
人力资源主管负责指导和督促前台做好员工监勤工作(包括打卡、员工外出登记、员工请假等事项),审签前一天的出勤记录,审签月度考勤汇总表等。
5 内容
门禁管理
1)公司工作日(周一到周六),前台文员应提前10分钟到岗,准时打开大门和各大办公室的门;然后到各办公室巡查一遍,看是否有异常情况(包括门窗未关、水笼头未关、大灯未关、电源未关、电脑未关等一般性异常情况,以及疑似失窃等的重大异常情况)。如发现一般性异常情况的,应记录在案(登记到《异常事件登记表》上并拍照留存),后报行政主管处理;如发现门窗有撬动或物品乱摊等疑似失窃的重大异常情况的,应先拍照留存和保护好现场,再立即报告行政主管和公司相关领导处理。
2)公司工作日应延后15分钟下班。下班后离开前,应检查一遍整个楼层各办公室、会客室、会议室、卫生间、文控室等区域“关闭制度”的执行情况,并做好记录(登记到《“关闭制度
”执行情况检查表》上,于昱日报行政主管)。发现未关好但人已离开的,要主动帮助关上并记录在案。如遇还有员工在加班的,要提醒其离开后做好“关闭制度”,关好门窗和电脑等。并负责安全通道大门是否落锁的检查,确保安全无虞。
3)提高警惕,防范来公司骚扰的人员。遇到此类人员时,先不要开门,应问清楚找何人、有何事后再作决断。如对方答非所问或与实际有出入的,应电话报行政经理或公司领导处理。如经核实确为来客来访的,。
4)监督出入员工的形象。对违反《上班时间员工行为基本要求》及公司其他制度的人和事,应予以制止和纠正;对不听劝告者,应记录在案(登记到《异常事件登记表》上),并报行政主管处理。
来客来访接待
来客来访时要按以下流程进行:
1)礼貌地询问来访意图;
2)指导来客填写《访客单》,并做好台帐登记(填写到《来客来访登记表》上);
3)联系受访人员;
4)指引到会客场所;
5)访客离开时收回并注销《访客单》,同时在登记台帐即《来客来访登记表》注销;
6)有礼貌地送客。
当有重要客户来访或有会议时,应做到:
1)事先通知保洁员整理会客室,准备好茶水等;
2)给来客倒茶水,并定期送水;
3)做好接待的其他服务(如打字、复印、资料准备等)。
员工考勤监督
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