文档介绍：行政管理制度( 2015 年版) 1 /25 第1节档案管理..................................................................................... 2 第2节印章管理................................................................................... 11 第3节工商管理................................................................................... 19 2 /25 第1节档案管理 1 原则及适用范围为进一步加强商业集团和各商业公司的档案管理工作,使档案得到完整、系统、规范、有效地利用,更好地为全集团各项工作服务,根据档案法和集团有关规定,结合实际情况,特制定本制度。本制度规定了综合文书类、财务类、合同类档案的收集归档、使用规定和相关制度的内容和程序。 2 职责 集团总部人资行政部及地方商业公司人资行政部设立一级档案室; 集团总部各部门及地方商业公司各部门设立二级档案室; 集团总部及地方商业公司各部门的第一负责人为档案管理的第一责任人。 集团总部及地方商业公司各部门的文员为各种档案资料的第一经办人,应做好: A 认真妥善保存工作中形成的各种档案资料。 B 及时交予本部门档案管理员。 集团总部及地方商业公司各部门须设专职或兼职档案管理员, 对本部门档案管理工作负责监督责任,对重要档案资料的存档、保管负有直接管理责任。具体包括: A 负责收集本部门产生的合同及业务类文书资料; B 负责收集和汇总招商、物业、工程等合同档案; C 负责监督各部门档案的收集、整理、汇总和存档工作。 档案管理应重点做好档案形成的规范与标准,在档案管理制度中应具体包括: A 需归档保管的文件资料名称; B 主要责任人; C 移交档案的具体时间; D 文件的遗失或管理不善造成的损失由谁承担责任及处罚措施。。 3 内容 档案归档要求: 综合文书类档案 A 全集团的文件资料是伴随集团的开发、经营活动及其管理工作而形成的, 它是真实记载和反映集团各项活动的原始记录。每位员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交于各部门专职或兼职档案管理员进行归档; B 全集团在日常运作中, 要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序, 并进 3 /25 行收集、整理、预立卷归档; C 各部门专职或兼职档案员对本年度在各项活动中产生的管理性文件资料进行收集整理, 经部门负责人审核后,于次年年初二月底之前将归档资料的卷内目录(电子版)提供给集团人资行政部或地方商业公司人资行政部备案; D 各类合同在用印完成后, 档案管理员会以扫描件形式进行存档并同时将扫描件在 OA 上发给法务、财务二个部门进行留档;若合同太厚且已装订成册、不易扫描的,档案管理员会将最后双方用印一页扫描连同定稿流程一起发给法务、财务二个部门留档。 E 综合文书类档案保管期限为:永久(五十年以上) 、长期(十五年) 、短期(一至五年) 三种。 F 各部门应严格按照附件《需归档档案明细表》进行档案的收集、整理、保存等工作。 会计档案 A 会计类档案是一种专业性较强的经济档案, 其内容包括凭证、账簿、报表及其它等材料, 是企业档案的重要组成部分; B 集团总部及各地商业公司财务部门的第一负责人为会计档案的第一责任人。 C 会计类归档范围为本集团内全部经济业务所形成的财会档案, 会计类档案保留在财务部门; D 会计档案保管期限为: 永久( 五十年以上)、定期( 五年、十五年、二十年、二十五年) 二种; E 会计档案借阅原则只提供本单位会计人员, 其它部门和外单位需查阅, 必须经集团董事长(或地方商业总经理)同意。 合同类档案: A 由集团总部法律事务中心牵头,编制《合同类档案管理办法》。 B 集团总部及地方商业公司严格按照《合同类档案管理办法》进行档案整理、归档、保存及使用。 档案职责 综合文书类档案: 集团总部由人资行政部负责统筹, 各部门做好具体的档案管理工作; 地方商业公司由人资行政部负责统筹,各部门做好具体的档案管理工作。 会计类档案:集团总部由财务资金管理中心负责,各地商业公司由财务部门负责。 合同类档案:由集团总部法律事务中心统筹负责,全集团各业务条线具体负责档案管理。 档案清册 各部门档案清册请见附件《需归档档案明细表》。 档案借阅制度 借阅本集团各类证照原件的, 请在 OA 上发