文档介绍：办公用品管理(guǎnlǐ)
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学****xuéxí)目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。
能够知晓(zhīxiǎo)办公用品及设备的采购程序和步骤。
能够实施办公资源的保管、发放和利用。
能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
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某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个。
训练(xùnliàn)（1）写出采购以上商品的程序。
训练(xùnliàn)（2）如何办理进货入库手续？
技能(jìnéng)训练
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任务(rèn wu)情景
小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道(zhī dào)去哪采购、采购多少、怎么采购。
思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？
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一、办公用品的种类(zhǒnglèi)
（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通(pǔtōng)白纸，带单位抬头的用纸
（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液
（3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机
（4）归档用品：文件夹，档案袋
办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘
办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等
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二、办公用品的购买(gòumǎi)或租用
获得的方法
会计程序
优点
缺点
购买
购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中
设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如 2—3年。
维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵
租用
租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出
较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。
租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。
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一、办公用品的购买(gòumǎi)程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。
（2）由采购人员向供应商发出购买需求(xūqiú)，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。
（3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
（4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门
（5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库
（6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。
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采购过程(guòchéng)中的各类函件与表格
(见教材(jiàocái)P20)
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采购过程中的各类函件(hánjiàn)与表格
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采购(cǎigòu)过程中的各类函件与表格
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