文档介绍：科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T11822-2000 代替GB/T11822-1989
国家质量技术监督局2000-12-11-批准2001-05-01实施
黑河市爱辉区档案局臧晓璐
一、范围
二、定义
三、组织案卷
四、案卷和案卷内科技文件材料的排列
五、案卷的编目
六、案卷的装订
七、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料
一、范围
本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法,案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
二、定义(本标准采用下列定义)
(一)科学技术文件材料(以下简称科技文件材料)
记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
(二)科学技术档案(以下简称科技档案)
企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
(三)案卷
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
(四)卷内目录
登录案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。
(五)卷内备考表
卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。
(六)档号
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
三、组织案卷
(一)组卷原则
组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。
(二)组卷要求
1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
2、案卷内科技材料要齐全、完整。
3、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
(三)组卷方法
1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。
3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
4、一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准图、通用图的图号。
5、底图以张为单位单独保存和管理。
6、产品更新换代或更新零部件时,保留新形式的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
7、设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
四、案卷和案卷内科技文件材料的排列
(一)产品类案卷按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。
(二)科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结坚定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
(三)基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图
设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
(四)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
(五)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
(六)案卷内科技文件材料排列应文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。
五、案卷的编目
(一)卷内科技文件材料页好的编写
1、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2、单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。
3、成套图样印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
(二)、案卷封面的编制
1、案卷封面印制在卷盒的正表面(见图),也可采用内封面形式。
2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。
档号
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档案馆号
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案卷题名
立卷单位
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起止日期
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保管期限
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密级
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