文档介绍：高校档案管理与电子文件归档的要点
 
 
摘 要： 本文通过对高校档案管理工作现状的分析，阐述了高校档案管理中电子归档工作的重要性，通过电子文件归档体系建立、方法与路径，以及纸质、电子文件归档并举等措施，提出了高校档案管理与电子文件归档的要点。
关键词： 高校档案管理工作 电子文件归档工作 系统工程
随着信息技术的迅猛发展，计算机网络、多媒体技术已延伸到社会的每一个角落，使世界信息化、网络化；由此产生的大量电子文件，不仅意味着一种新型档案载体的诞生，而且标志着记录、传达、留存信息的方式发生了形式的根本变化，电子文件归档亦成为档案管理工作的必然。做好档案管理的电子文件归档工作，是社会发展的必然要求，也是时代向档案工作者提出的严峻挑战。正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件档案的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。
一、高校档案管理工作的现状
（一）学校档案应客观完整地记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但由于建设与管理投资原因，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要；不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件等国家相关标准要求，使得学校档案管理工作的发展受到严重制约。
（二）由于目前档案归档大多数为纸质、实物，管理工作量大，使用查询困难；而人们对档案管理工作重视不够、对档案工作意识不强，以及对档案工作在学校建设中的重要性和必要性认识不到位，造成档案的实际利用率低下。
二、高校档案管理的重要性
如何做好高校档案管理工作，提高高校档案的实际利用效率，对高校的教育、教学、教研活动，有十分重要的作用。档案管理是高校发展与建设历史最真实面貌的反映，是提高教学质量与水平的必要条件；高校档案是学校教育活动、教学管理、学生学****和学校建设等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况；同样，学校电子文件归档也是高校档案管理最基础工作之一，随着办公自动化程度的不断提高，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便更有效地分析
利用学校档案，帮助提高教育管理和学校教学水平，更好地为学校的教学管理服务。
三、电子文件归档
（一）体系的建立。
电子文件归档工作的完成，必须建立一个体系，依靠一支队伍，按照一定的流程。在原有档案归档的基础上，形成一整套电子文件归档体系，是一种切合实际的有效途径。
1?郾传统的文件——纸质文件的归档已有很长历史，经过多年实践，已形成相对完善的工作流程和归档制度，有较好的工作基础。开展电子文件归档也必须形成一支队伍来承担此项工作。但现状是：一方面，大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员、档案管理人员具有相对稳定的工作流程和熟练业务水平。另一方面，由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段。为此，必须对现有的计算机与信息管理人员或现有的立卷归档队伍进行必要的相关业务学****的技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化或立卷归档等相关基本知识的技能培训，担负起电子文件归档工作的重任。
2?郾相对于传统的纸质文件，电