文档介绍：江南证券公文管理须知江南证券公文管理须知
意义
• 贯彻落实公司08年7月1日印发的《江南证券有
限责任公司公文处理管理办法》
• 进一步促进公司公文处理工作的规范化、制度
化、科学化，提高公文的处理效率
• 规范公文格式、实现公文标准化、提高公文写
作质量
• 完善公司周动态制作，进一步认识动态制作的
重要性
目录
第一章 公文规范化处理
第二章 公文写作基础
第一章 公文规范化处理
公文是指机关、团体、企事业单位根据
各自的职权范围、隶属关系制法的具有法定
效力和规范体式的文书。
公文规范化处理指公文的办理、管理、
立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的
工作。 根据公司的实际情况，现重点介绍：
收文、发文、签报制度。
收文
• 收文是指对收到公文的办理过程，一般包括
签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催
办、归档等。是行政文秘的重要工作之一。
• 凡送公司公文（从发文对象中可阅），均由
行政部统一签收、拆封、登记、分办。
收文
• 径送有关部门办理的公文（包括参加会议
自带回来的公文），有关部门应按程序先
送行政部登记，分办后再办理。除公司领
导交待的外，未经行政部登记、分办的公
文，有关部门一般不直接办理，应交行政
部登记后办理。
收文
• 各部门、各营业部要明确专人或兼职人员
负责文件、信函等的传送、管理等工作。
• 需要办理的公文，行政部负责人应及时提
出拟办意见，尽快送公司领导批示后再交
有关部门办理。对内容涉及几个部门的公
文，应确定主办部门。紧急公文，应提出
反馈时限。
收文
• 承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。
对不属于本部门职权范围或不适宜由本部
门办理的，应及时退回行政部并说明理由。
• 对重要公文、紧急公文、有时限公文，行
政人员应当跟踪督查催办，一般公文应当
定期督查催办，防止延误、漏办。
发文
• 发文工作一般包括公文的草拟、审核、签发、
缮印、用印、登记、分发等。
• 以公司名义印发的公文，按业务归口由经办
部门负责拟稿，部门经理审阅并签字，内容
涉及几个部门业务的，经办部门要主动与有
关部门协商，会签后由行政部秘书核稿，行
政部负责人签字后，送公司领导签发。
发文
• 审核文稿要层层把关，重点为：是否需要发文；是
否符合党的方针、政策及国家的法律、法规；与已
发文件有无相互矛盾、抵触；提出的措施、办法、
要求是否明确具体，有无含混不清、自相矛盾或难
以执行之处；涉及有关部门的问题，是否已协商；
行文是否规范；文字表述是否准确、简炼，标点是
否正确；文种是否恰当。