XX局电子档案管理制度(参考范本).doc

文档介绍：XX局电子档案管理制度
为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案 的安全保管和有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》 和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定，结合本单 位实际，特作如下规定：
一、 建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、 电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其它 档案一样，应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档 的管理过程由各内设机构和档案部门负责。
2、 电子档案应按制度严格要求，妥善管理，确保其不 散失、不损毁、不失真，从而保证电子档案的完整、真实和 有效利用。
3、 电子档案实行集中统一管理。档案室要配备与业务 部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档 案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组 织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务， 充分发挥归档电子文件的作用。
二、 电子文件的归档方式
1、 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。
2、 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打 上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件
中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把 带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项 目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录 项目为：序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录（类 别）号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软 件环境等著录内容。
三、电子文件的移交与保管
1、 在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档 案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、 编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接 双方签字后各执一份。
2、 档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作， 以及归档检查验收和接受后的统一编目、保管、开发利用。 做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录 项