文档介绍：编号
共 13 页
第 1 页
办公费用节省办法
第一条购买消耗品要克制再克制
从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手,大部分的人都认为公司的消耗品, 随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正,养成克制购买消耗品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法,例如,某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小,也要订出基准,依照申请制度领用,禁止随便购买。
第二条消耗品的所有标准要制定领用明细
对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支,制定领用明细标准。然后每六个月一次,定期点查个人抽屉时,多余的事务用品先回收。钉书机、剪刀、胶带等,全员每天使用频繁的东西,划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注意而遗失时,严格执行由本人负责赔偿。
第三条公司的物品、不要私自使用
在公司内事务用品等,能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费的一部分也可占为私用。样品、促销用的商品,带回家使用的案件也有。公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。
第四条不要使用铅笔与电动削铅笔机
铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间,使用电动削铅笔很容易削过头。又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存的铅笔屑也要清除。购买自动铅笔价格不贵,铅笔芯可换装,换装铅笔芯时多少会有损失,笔芯三支抵算铅笔一支计算,节省下来的金额很可观。
第五条抽屉内要空出来
人都有占有的坏用具、传票、用纸等都有浪费行为。倒不如,抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。这样做,消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少,节省开支。又可防止不正当使用, 没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。
第六条在公司内部联络要尽量简化
联络用的文书,尽可能利用使用过的纸张反面,或广告废纸。不需要考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的文件,可以自外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。二张以上的文件,
编号
共 13 页
第 2 页
办公费用节省办法
使用回纹针也是一种浪费,用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时,常因曲别针的重量,而超重增加邮费的支出。
第七条考虑信纸的折叠方式
信纸通常都把写字的一面反折向内,是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封,收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯,张数多时折为三折,比较好处理。为了收件人与内容一目了然,利用三折方式为宜。
第八条收件人名称要简化
H公司以一个字代表厂长级,吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字,陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用,在公司内的往来文件亦用简称, 这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字,有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字,每字用3秒,写8个字要花24 秒。所以文件的收件人名称要尽量的简单化。
第九条标示事务用品的价格
由公司提供的物品,往往没有成本观念,容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱,信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等,所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少,让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时,突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。
第十条贴出电话费用表
为了要让全部员工对电话费都有成本概念,编制电话费用表,贴在电话机前。费用要详列,市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。
第十一条电话通话定时
有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作,已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话,3分钟就150句。除了例外,全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。
第十二条利用电话自动记录机
电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。几千元的投资,长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机
编号
共 13 页
第 3 页
办公费用节省办法
后,节省30%以上话费。
第十三条长途电话要经由总机
F公司为了提高成本概念,长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸,填写通话结果。这样可以做笔录,同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话,在等对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便,所以挂接长途电话亦很容易,像使用市区电话的轻易感觉。经由总机可防止以上情况,