文档介绍：工作的统筹安排技巧
2007年6月20日
1
案例分析
人物：小张及其同事、客户
地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所）
事件：小张的一天
某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，
应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。
照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。
A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。
一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况
以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上
信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。
由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，
只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。
马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：
上周曾去拜访了三家公司…
本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司…
刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情
还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到
任何相关数据呢！
小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。
2
精品资料
你怎么称呼老师？
如果老师最后没有总结一节课的重点的难点，你是否会认为老师的教学方法需要改进？
你所经历的课堂，是讲座式还是讨论式？
教师的教鞭
“不怕太阳晒，也不怕那风雨狂，只怕先生骂我笨，没有学问无颜见爹娘 ……”
“太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
案例分析
到此时，小张心里 稍觉安定。
不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人
曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价
降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” …。
9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼
14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码,
接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。
小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司
的事情，不觉之间，又过了5分钟。
9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学****午后返回。
9点35分 小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有
问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。
10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并
启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人，
言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令
小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。
C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张
认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句
“今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。
5
案例讨论
小张身边发生的事情似曾相识？
小张究竟遇到了什么问题？
如果把小张换作是你，
你会怎么安排接下来的工作呢？
请大家思考…
6
企业员工的时间统计情况
有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查，
在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，
得出一些惊人的结论…
有效利用时间-
在做为公司创造效益的事情
20%
20%
不知道在干什么-
在等待、扯皮、或者发呆
30%
80%
忙而无效-
不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上
30%
负效益的 事情-
内耗、重大失误、帮倒忙
20%
7
调查显示…
我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间
职场中管理层的人员渡过私人时间的状态…
无心安静
享用午餐
每两周末
必得加班
每个周末
必得加班
A
B
C
8
什么是时间
时间的定义：
从过去，通过现在，直到将来，
连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹
时间的特征
绝对公平性
不可再生性
不可逆转性
不可替代性
不能停滞性
不可伸缩性
9
时间管理理论发展的几个阶段 - 1
三“代” 说
备忘录
以便笺/ 核对
为特征
目标/计划
日历/登记簿
强调效率
计划
排序
控制
记下
要办
的
事