文档介绍：1档案的管理制度 2 档案的管理制度一、总则第一: 为规范公司档案管理,方便查考应用使各类档案资料更好的为企业经营管理服务,结合公司实际制定出一套档案管理制度。第二: 公司档案是指公司在经营管理和各项工作中直接形成,具有查考利用和研究价值的各种文字,图标等形式的历史记录。公司档案市公司的宝贵财富和资源。必须妥善保护。第三: 为了维护公司档案的完整和安全,由公司档案是资料员对各类档案实行集中统一管理,任何部门和个人不得将公司档案材料占为己有。 3 档案的管理制度二、档案资料的分类及编目 ,职能和业务三级份类。 2,. 按部门再划分类别,编制类别号:例如工程部档案资料可分为: 工程改造,维修设施,增加设施等,这样便于查阅资料。 。必须做好卷内的编目工作(包括卷内文件排列,编页号,装制卷内目,装订等。)及分数,每份文件的页数均应齐全完整(包括附件,请示与批复,转发与原件,分别立在一起不得分开,文电一致,应合一起立卷。 4 档案的管理制度三、档案的保管公司档案可分为绝密、机密、秘密三类: 1、绝密文件: A、指公司中长期整体发展规划及尚未公开的公司年度经营计划目标机工作措施,以及尚未公布公司机构调整及人事任免事项。 B、指公司重要财务数据资料。 2、机密文件: A、指公司董事会会议记录,纪要及决意灯资料。(包括公司合同,章程,意向书,备忘录等) B、公司对上级及政府主管部门的请示,报告等文书资料。 C 、公司办公场所各类管线系统布置图等资料及项目开发策略与市场定位,产品定位和市场调研分析资料。 3、秘密文件: 凡不属上述范围的档案都为秘密档案。 5 档案的管理制度四、公司档案的保存期: 根据各类档案的使用价值,保存期也不同。(一):永久保存:指制度性规划,经营方针与经营计划,预,决算书。以及公司内重要的指令文件,重要资产及权益得失,保全变更,与政府主管部门来往等有关文件。(二)有年限的保存期:一般分;十年,五年,三年不等根据文件的使用价值而定。(三)保存期起算日,账簿类从封存之日起;其他文书从编辑成册之日起。 6 档案的管理制度五、档案的借阅与销毁(一)公司档案的借阅 ,须征得该部门负责人同意方可查阅。 ,须经公司综合管理部负责人同意。如需借阅机密档案则须公司总经理同意后方可查阅。 ,需持所在单位介绍信,并经公司综合管理部负责人同意;如需借阅机密档案必须经公司总经理同意后方可。 ,及时归还,借阅时间一般不超过一周,如需延长应另办续借手续。借阅者不得将文件带至公共场所阅读,不准擅自复印,翻拍,涂改卷内文件或擅自转借他人。违反者将追究责任。 7 档案的管理制度(二)档案的鉴定与销毁 1、公司档案保管期限是鉴定档案存毁的主要依据,公司各部门应据此正确编织本部门档案的保管期限表。 2、档案鉴定工作在公司主管领导的主持下,由档案部门会同有关部门及档案管理人员组织成鉴定小组,对档案直接进行鉴定写鉴定报告, 由鉴定小组负责人签名,并注明鉴定日期。 3、销毁档案,必须列具销毁清册,提出销毁报告,经公司总经理批准后方可执行。 4、销毁档案应由档案室及有关业务部门负责人共同参与,严格防止档案遗失和泄密,并由公司总经理制定销毁人和监督人负责销毁。监督人员要在销毁清册上签字,销毁清册一式二份,一份入权宗卷,一份报上级主管部门备案。 8 档案室的工作职责档案室的工作职责 9 档案室的工作职责六、档案室的主要工作职责直接向总经理负责,执行总经理布置的各项工作任务。负责公司各类用章管理使用工作机公司首发各类公函,文件,合同保管工作,负责公司各类固定资产及物品的管理工作。(一)档案室主任的工作职责 1、根据总经理通知,可列席参加总经理办公会,做相关工作的汇报,可对公司重大决策有建议的权力。、对公司建立,执行公司档案系统全面负责;对公司有效地管理公司固定资产负责;有效地对公司内各类用章管理全面负责及对公司各类首发公函,文件, 合同保管工作全面负责。 10