文档介绍：会议接待方案★
会议接待策划方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下： 一、会议主题 ：客户培训 二、会议时间：2017年8月23日——24日 三、会议地点：杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅 四、参会人数：110人左右 五、工作职责 （一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。 （二）会议会场布置和组织工作。 （四）做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。 （四）负责组织、协调，会务的方案设计，各种票证制作和物料采购。 （五）做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。 （六）组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。 六、具体工作任务 会前。会议举办场所确定后，与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。 （一）准备会议物料（会务组任务） 1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。 2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等，按要求根据参会人数印刷。 3、制作票证：桌签：15cm×40cm，签到处1块，签约处1块，住宿登记处1块，导引路牌3块，签到登记表2本。为宾客们订制入场证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。 4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。
5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。 （二）会场布置：主席台搭建及座区安排（会务组任务）。（1）宣传推广用品的准备： 1、悬挂横幅。（酒店门口和会场内部）表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。 2、导引牌：（3-4个，摆放在分岔口）引导客户按照指定路线到达会场 3、易拉宝：（需要制作三种内容的：a、主讲老师介绍；b、主办方公司介绍；c、主要产品服务介绍）分别摆放在会场进口的两边（2）重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。 （3）做好会议主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。 （4）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。（5）安排好公司展示及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。 （6）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。 （三）会议报到安排： 成立生活服小组负责住房登记（用餐）和引导（引导至房间、餐厅、电梯、会议室） 1、据酒店提供的房况表，会务组人员要协商确定参加会议人员的房间，选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。
2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。 3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名，联系方式等。 4、对接酒店。做好接待