文档介绍：了解文秘的概念
掌握文秘工作的类型
掌握文秘工作的原则
掌握电脑自动的特点与功能
熟悉电脑的硬件平台
熟悉电脑的外部平台
熟悉电脑的软件平台
电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式,并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓住未来的就业机会,人们迫切需要在短时间内掌握和使用电脑的基本技能。
文秘及文秘工作
文秘概述
文秘的分类及工作
文秘的工作原则
文秘概述
文秘是随着科学经济高速发展,信息传播急剧膨胀,社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业,文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。
文秘的分类及工作
行政文员
办公室文员
秘书
行政文员
行政文员工作涉及面较广,事务较烦琐,对完成工作的质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质和技能要求如下:
能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。
同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力,还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力,中英文打字速度快,能熟练操作五笔、智能ABC等汉字输入法。掌握常用英语口语,有较好的英语阅读和写作能力。
办公室文员
办公室文员的工作职责如下:
•接听、转接电话;接待来访人员。
•负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
•负责总经理办公室的清洁卫生。
•做好会议纪要。
•负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。
•负责传真的收发工作。
•负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
•做好公司宣传专栏的组稿。
•按照公司硬性管理规定,保管使用公章,并对其负责。
•做好公司食堂费用支出、流水账登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
•每月环保报表的邮寄及社保的打表。
•管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
•社会保险的投保、申领。
•统计每月考勤并交财务做账、留底。
•管理办公室各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
•接受其他临时工作。
秘书
秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
1998年5月,劳动部(现劳动和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为:专门从事办公室程序工作,协助领导处理财务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。
目前我国秘书从业人员约2300万人。
我国外资企业秘书分三类:
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;
中等秘书(一般性秘书)——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等,多为大专或本科毕业;
高级秘书(经理助理)——能起草重要的合同文本,懂法律、税务知识,有应急处理能力。
文秘的工作原则
追踪原则
超前原则
优先原则