文档介绍：（会议管理）会议准备作业
指导书
会议准备作业指导书
1、目的
明晰会议准备工作的注意事项，帮助会议组织者成功进行会议准备。
2、范围
集团发展管理部、总部各职能部、各地区公司
3、职责
集团发展管理部负责制定本指导书，各职能部和地区公司遵照执行。
4、会议准备工作程序
对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了，可见会议
准备工作的重要程度。
、确定是否真的有必要开会
一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这一步
确定工作的作用相当于一个“筛选器”，使那些没有必要开的“会议”提前落
选，从而为高效会议的产生把好第一关。
、无需开会的“五个如果”
如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同
样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等，这些方式简洁
有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。
如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时
长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决
策既然只能由你做出，就无需聚集他人集团讨论，结果又全盘推翻他人的意见，
这种做法既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。
如果会议成本过高。会议成本是一个不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预
算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会
不堪重负、得不偿失。
如果已经按惯例每周聚会。
如果没什么特别的事情需要讨论。
、必须开会的“五个如果”
“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书
面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，容易使公司上下形
成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，问题和建议无
法畅顺流通。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使
各种信息在公司内部高效流通。
采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。
在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，
有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避
免类似事情再度发生。
当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，最好用会议的形式，
而不宜采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、
协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协
作，从而保证任务的及时完成。
必须把信息同时传达给很多人。
要让别人参与决策以集思广益。
、计算会议成本
会议成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本 3 种，会议成本是
非常可观的一笔数目，不能等闲视之。在每次