文档介绍:(档案管理)公司业务档
案管理
业务档案管理
(天职国际业规 106 号)
1.概述
为规范本所业务工作底稿形成业务档案流程及业务档案的管理工作,制
定本规程。
本规程适用于财务报表审计业务,其他业务参照执行。
本规程的主要内容包括:
(1)业务工作底稿的验收与交接;
(2)业务工作底稿的归档工作;
(3)业务档案的日常管理。
2.业务工作底稿的验收与交接
将业务工作底稿按照业规 207 号《财务报表审计工作底稿模板》等规程
和本规程要求整理为业务档案是项目外勤主管的责任,质监与技术支持部负责业
务工作底稿的验收,不符合要求的业务工作底稿不得验收,档案管理人员负责业
务档案的装订与管理。
外勤主管应当在报告出具 60 个工作日内将工作底稿整理成业务档案,送
质监与技术支持部验收。如符合要求,质监与技术支持部将“未归档底稿欠条”
退还外勤主管,如不符合要求,验收人员应将不能验收的原因列出清单(附件
13)与工作底稿一并退还外勤主管。
质监与技术支持部在验收业务工作底稿时要注意以下事项:
(1)底稿是否按照当年模版编制;
(2)底稿是否已按规定分册(每册为 厘米/200 页左右,超出部分应当
对其进行适当分册,但尽量不要对工作底稿的大类进行分割),同时在第一本档
案的财务报表审计工作底稿总表“档案册”栏中填写册号;
(3)每册首页是否为目录页,且底稿已按目录顺序排好,并编制索引号和
交叉索引号;
(4)底稿是否已按规定贴好指示标签;
(5)底稿中很小的单据,如邮局的挂号单等小于 A4 纸的纸条,是否已粘在
A4 纸上;
(6)底稿中是否有应交未交原件或收到原件后未撤出复印件的情况;
(7)底稿中是否有热敏纸传真件(由于热敏纸上的字在一段时间内会消失,
所以应复印该传真件);
(8)底稿中横向排版的表格是否有超过十张以上表头未朝左侧的现象;
(9)底稿中是否有订书钉、曲别针、大头针等金属物;
(10)与审计过程和审计结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等
复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除;
(11)年审底稿(D 类审计项目除外)是否已区分当期档案和永久性档案,
并分别整理。
业务工作底稿的接收。档案管理人员接收到的业务工作底稿包括两部分,
其一是盖章人员移交的业务流转控制表及其业务报告正本;其二是验收人员移交
的其他工作底稿。
3.业务档案的归档工作
业务档案归档工作由五个步骤组成:业务档案整理、登记、装订、装盒
及入库码放。
业务档案整理。档案管理人员在进行业务档案整理工作时要注意以下事
项:
(1)整理过程中要拆除金属物。
(2)材料纸面过小的,要粘贴或托裱在标