文档介绍：协同办公系统项目建议书二○○六年十月十六日一. 前言无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统, 对办公人员和企业决策者来说, 工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代, 办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今天的中国, “企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼,一套优秀的办公自动化( OA )系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。众所周知,我们绝大多数企业和非赢利单位,都采用层层授权的金字塔式的管理模式, 从控制论的角度看, 这种模式的好处是容易控制全局, 但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通, 高层了解底层的信息除了通过的直接下属( 中层管理者)外, 就是自己亲自了解,亲自了解往往很累;通过中层管理人员,则有一个信息反馈的效率和成本问题,无疑,单位的信息化能提高效率节省成本。基于层层授权、各司其职的思想, 近年来应用较广的企业信息管理系统( MIS )、 ERP 等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购, 销售, 库存以至财务的情况, 企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有余, 同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多, 人就会变成机器, 工作就缺乏乐趣, 只有协作交流起来,工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥普通人的智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起, 强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作, 使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行, 相互间可以亲密地交流协作! 办公自动化的发展是一个不断进化的过程, 随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段:办公电脑化,单位有了电脑,可以打印文件,保存数据,用一些单机版软件等。办公网络化, 单位的电脑有了局域网并连上了互联网, 实现了资源共享, 但内部缺乏秩序和安全。网络程序化, 在办公网络化的基础上, 有了网络办公软件的办公平台, 实现了轻松有序的管理。将来还可能有网络办公的智能化,办公变得越来越轻松。二. 立项依据 1. 目前协同办公系统现状目前已有不少软件公司已开发出办公系统, 但目前的办公系统存在一些缺陷, 使用户使用起来比较困难,主要问题有 a. 没有实现办公功能,只是提供信息共享的功能,员工之间工作不能协同; b. 安全、权限功能简单,不能灵活控制用户访问权限,容易造成重要信息的泄漏; c. 由于目前没有统一的工作流标准, 各企业的工作模式也存在差异, 所以办公协同往往采用固化工作流过程, 大大的减低了工作流的灵活性。当企业在某一工作上的流程有变动,相应的流程也需要专业人员修改,提高了系统的维护难度; d. 系统扩展性差,当有新的业务需求时不能灵活添加业务模块; e. 系统可维护性差,需要由专业人员进行维护,提高了维护成本; 2. 协同办公系统 1. 系统架构: J2EE 开发, 多平台, 多国语言支持, 安全可靠对应 Oracle, MS SQLServer 等多种数据库全面对应 B/S 构架, 维护简单, 支持移动办公新概念桌面精灵, 中文短信把信息推动到您身边。二次开发能力强, 支持浏览器上的 ERP 数据报表查询打印, 图表分析 2. 方便易用: 完全采用流程化客户界面设计,操作简便直观。完全基于浏览器界面、安装方便,客户端只需安装大众的 IE 浏览器,且操作简单、方便,只要懂上网便能得心应手使用该软件, 不需要做额外的使用培训。 3. 维护轻松: 完全基于 B/S 结构的设计,可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统 C/S 结构实施、维护工作复杂,升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。 4. 个性化的管理流程定义功能: 现代管理思想中十分重视过程管理( Process Management )。 ISO9000 的核心思想正是通过对过程质量的监控,实现系统的质量保证的。过程管理是将业务划分为相对独立的过程, 一个过程的输出将成为下一个过程的输入, 而对于过程内部则使用标准的程序( Procedure ) 进行管理和控制。基于这种思想, Digital Office 将各种需要进行流程管理的日常办公行为划分为申请提交、审批流转、登记办理等几个层次: 各种不同事务的处理过程完全由用户自行设定。这样, 可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色, 同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证。除此以外, Digital Office 的工作流技术将日常办公的各种业务工作紧密联系起来,不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时间”传递给参与者,这样就大大提高了信息传