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档案数字化加工流程.doc

上传人:2028423509 2021/12/21 文件大小:26 KB

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文档介绍

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-优选
档案数字化加工流程
 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为:调卷 > 著录  > 扫描 > 处理 > 质检  > 归还 > 备份 > 挂接。在之前的档案管理数字化是需要拆卷的,但是现在有专业的非接触式扫描设备〔比方book2net和iscan系列的产品〕可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。下面介绍详细的步骤:
档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户〔档案馆库房管理员〕共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误前方可进展拆卷环节的工作。
整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很***烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:
〔一〕,使用数字化加工软件的数据录入功能,进展目录制作。
〔二〕,使用Excel表格方式制作,目录模板使用"检察机关档案目录模板"文档〔文档号为JS121006002〕。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与"检察机关档案目录模板"类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细那么如下:
1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文容为标准进展录入,并删除错误信息。
2,著录项相关容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反响给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反响。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:
以"卷〞为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷文件序号、卷文件题名、卷文件页号等。
. .
-优选
以"件〞为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3,如果目录容有错〔如主题容,文号等〕,以纸质档案信息为准,并及时反响给组长,由组长与客户协商解决。
4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反响,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反响给客户协商解决。
6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反响。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案容进展标注页码,正面标注在右上方,反面标注在左上方,页码字体工整、大