文档介绍：人事档案管理规定
第一条人事档案应专人管理，包括人事档案的建立、相关内容的收集、鉴定、整理、保管和提供利用。
第二条 目的
保证人事档案的完备，维护人事档案资料完整，防止资料损坏；
保守档案机密；
便于档案材料的使用。
第三条 人事档案的分类
人事档案分为内部保管档案和外部保管档案。内部档案保存员工在我公司的各种记录和表现；外部档案保存的是员工一生的记录和表现。
第四条 内部人事档案管理
管理权限
人员管理部门
控股公司人
产业集团人力资源及
子公司（分公司、学
力资源部
行政中心（部）
院）人力资源主管部门
高级管
各集团决策层/控股
原件
——
——
公司高级管理人员
理人员
其他高级管理人员
复印件
原件
——
控股公司其他员工
原件
——
——
产业集团本部其他员工
——
原件
——
子公司（分公司、学院）
——
——
原件
其他员工
注：
次季度第一个星期内，产业集团将其保管的上季度其他高级管理人员档案更新报至控股公司人力资源部人力资源事务助理处。
档案建立
内部人事档案按照管理权限分层级负责建立。
建立流程：收集→核查→填写《档案信息目录表》
3、材料收集
内部人事档案按照管理权限分层级负责收集，档案内容详见列表：
分
材料内容
类
入面试评价表、应聘登记表、个人简历、员工登记表、身份证（户口页、职退伍证）复印件、原单位离职证明(或与用人单位签订同等效力的协
议)、背景调查材料、体检报告、入司通知单、相片（一寸免冠彩色四手张）、教育证明复印件（毕业证、学位证、其他受教育证书、职称证、续职业资格证）
档
案
材
料
劳动合同书、协议（为降低用工风险，公司与员工签订的各类协
合同
议，《协议》）
材料
转正材料（转正申请表、述职报告表、转正审批表；高管增项：备案表、恳谈记录表（高管））
入职
正式任免（聘用）材料（职能经理（含）以上员工红头文件复印
职
件）
业
后
岗员工调动通知单、员工调动审批表、工作交接单、调动资产交
档发
接单、调动会签单
位
高管增项：竞聘述职报告、竞聘成绩评定、产业集团领导会
案展
签、晋升（恳谈记录表）、备案表、交接工作刻录光盘
材
异
材
料
动
料
离职申请表、离职审批表、工作交接单、资产交接单、离职会
离
签单、离职谈话纪要
职
高管增项：员工离职审批单（代替离职审批表）、备案表、离
任审计报告、交接工作刻录光盘
薪酬
薪酬异动审批表；高管增项：备案表
材料
数
流转
量
入职5个
项工作日
签订完毕项3个工作
日
审批通过
5
项3个工作
日
1 红头文件
下发3个
项
工作日
到岗后3项个工作日
备案签批
后3个工
项
作日
6
项正式离职
日期前
项
薪酬调整项日前3个
工作日
任职周期述职材料（职能经理）；
相关工作
考核
3
组织实施
材料
高管项目：任期述职、聆询材料；
项完毕5个
工作日
后头文件
奖惩
奖励、处罚材料（仅限于出具红头文件的奖惩材料，其他暂不入
2
下发日起
材料
档）
项
5个工作
日
其它
入司初的员工信息变化（学历、职称、职业资格晋升，婚姻、生
2
自变化日
育、政治面貌等状况变化）、其他未划入上述分类但需要存档的材
起1个月
材料
料
项
内
培训
详见联合领导力研究与发展学院学员培训档案
材料
说明：
1）上表材料收集规范适用于***职务簇中高级管理人员和职能经理，一般员工的材料收集范围由各产业集团根据上述收集基础，结合产业集团具体岗位序列和工作实际自行规范。
2）“入职手续档案材料”中“原单位离职证明”一项。原则上必须收集，确有原因不
能及时收集的，需要人力资源部门和员工签订《协议》（详见附表4《协议模版》），明
晰因员工未能开具有效原单位离职证明而导致的一切后果员工自负，造成的经济损失由员工工资中扣除支付。
核查