文档介绍：会议现场流程安排会场布置?时间:必须在 11点之前赶到会场做好布置?包括座位的摆设(如何有利于邀约客户到洽谈室,如何有利于将客户进行分类);签到台、标识牌等的摆放;灯光、音频、视频的调试;背景板、易拉宝的摆设;与酒店人员的接洽包括茶水、网络、车位等服务安排; 彩排?在会场布置好了以后(大概 11:30左右),迅速开始主会场流程的彩排:包括灯光、音箱、视频和主持人、致辞嘉宾、讲师的完整的流程?彩排过程中,如果时间较晚的话,需要迅速组织好各个职责岗位人员到位,并将提前到场客户引到休息区,切勿引入主会场和洽谈区商务人员会前跟催确认客户?在上午 10点钟公司群发给客户短信后,商务人员应在 12点15分左右开始第一次跟催客户到场(注意:防止客户不知道酒店地址,提前将会议路线图在白板上画出来) ?第一次跟催完毕后迅速将跟催结果报给各个商务经理,由商务总监统计数据:确定到场客户数量(老板/马仔)、不确定到场客户数量,并将统计数据记录在洽谈室的白板上以示督促?第二次跟催差不多在 1点钟,对于所有未到场客户进行二次跟催,并再次统计出数据:已经到场客户(老板或马仔)、在路上客户、准备出发客户、不确定客户?第三次跟催差不多在 1:45左右,主要是不确定客户的再次努力,统计出最后的数据便于制定会场销售策略会场各岗位职责分解?迎宾人员基本上在 12:45就需要迎宾人员在酒店门口、电梯口、通道拐角、会场门口就位,一直到会议开始后一个小时。签到人员一般安排三个人,以女孩子为主,其中一个人主要负责发送会议资料(或者提前将会议资料放在会场位子上) ?引座人员一般安排三个人员,引导客户进入主会场,将客户引到指定区域(老板和马仔分区域),并灵活的根据到场客户情况安排,前期尽量让客户较为分散到前面位置上?主会场负责人主要负责整个会场的意外情况发生处理包括会场温度、有拍照客户、乱发名片广告的客户、到处走动的异常客户、设备意外故障的临时处理、跟主持人的互动配合、以及将会场客户情况及时传达到洽谈室负责人(建议采用对讲机) ?灯光、音箱设备调试人员配合讲师演讲内容进行设备的调整邀约人员差不多在 3:15开始邀约客户到洽谈室, 一般根据会议到场人数来安排邀约,所有到场客户资料集中分散在邀约人员手上,邀约时间和邀约客户资质(老板还是马仔)数量一切听从洽谈室总指挥安排。方式主要有两种:电话邀约和直接进会场拉人。电话邀约主要针对规模较大会议。直接进入会场拉人的话要注意提前分配好区域,避免重复导致客户反感。?拦截人员负责将所有从主会场的客户引导进入洽谈室,主要安排在会场外包括卫生间附近和电梯口。保证所有到场客户都能进入洽谈室。