文控中心文件管理办法.doc

文档介绍：**XX
作业文件
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文控中心文件管理办法

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资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

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确立归档围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。
对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。
及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
、建档与管理：
区分全宗，确定定档单位。
分类：依据文件资料来源、时间、题目、容、字母顺序分成若干层次和类别。份类除按大类外，同时按部门、是否、程度来分。
1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。
2）部门缩写：总经办：MR；研发部：YF；中试部：JS；资材部：ZC；品质部：PZ；生产部：SC；销售部：XS；综合部：ZH；财务部：CW。
3）用Y表示，非密级则用N表示。
4）密级：绝密：AS；：CS；秘密：PS；无：OP。
编码原则：□（文件资料大类）□□（部门代码）□（是否）□□（程度） □□（年份）□□□□（流水号）。如综合部2018年某份制度编码为：QWZHOP180001
归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹。
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档案排列：按永久、长期、短期分别组卷，卷文件把文件、底稿、请示和批复放在一起，编制档案目录和案目录。
整理文件夹，使之厚度适宜，字迹难辨认的，应附抄件，以每一案卷端正书写标题。
对所以公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。

防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。
做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
、利用工作
因工作需要，公司部人员需借阅文件资料，借阅时间超过4小时，须填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续可借阅，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后可借阅，且不得带离文控中心。
公司文件资料利用的式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件。
出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
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