文档介绍：物业公司档案管理制度
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、 一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通物业公司档案管理制度
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、 一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、 专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、 机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、 公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、 有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、 除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、 合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、 档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管；
（1） 如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档；
（2） 凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期
保存；其他文件视其价值确定保存期限；
（3） 档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档；
归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办；
（4） 文件的电脑存档：
（5） 公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方
式命名保存；
（6） 电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存
软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、 部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准；
2、 其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准；
3、 借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅；
4、 借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、 机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、 属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、 长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部