文档介绍：选择要求
场地情况
目的和程序
预 算
构 思
团队组成
项目推进表
工作说明书
前期准备
活动场地
团队组成和时间表
车辆安排
核心内容
说在前面的话
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
停车场
接待面积要求
活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？
周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿
气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间
费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
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场地选择－询问
是否有档期？
是否有足够的布展时间？
场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？
场地清扫需要特别安排吗？
场地可容纳多少人？
使用该场地是否需要办理特别手续？
是否有噪音及安全、清洁方面的要求？
场地能够提供什么设施？它们是否收费？
现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？
场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？
是否有供贵宾和工作人员休息的地方？
场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？
场地是否有存放杂物或资料的地方？
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车辆安排－停车场
停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？
停车场的开放和关闭时间？
停车场需要什么凭证？
是否可以专辟停车场？
是否有VIP专用停车场？
是否有“停车已满”标志牌？
停车场是否有保安管理？
工作用车停在哪里？是否需付费？
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车辆安排－活动班车
来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？
以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数
班车品牌？新旧程度？
司机素质如何？会否迷路？联系方式？
班车途经路线是否有拥堵可能？
预留至少一辆机动车辆
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车辆安排－特殊来宾接待
特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？
特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？
特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？
由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）
特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒
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来宾接待
当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：
来宾是否拿到了正确的机票？
来宾是否方便抵达机场？
当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？
来宾是否知道下飞机后应该如何做？
突发情况处理：
航班延误
个别来宾迟到
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来宾接待
当来宾走下飞机后：
确保第一时间知道接站人位置
在班车等候时间不能超过30分钟
在班车行程中为来宾播放轻松音乐
突发情况处理：
班车损坏
部分来宾延误
班车迷路
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来宾接待
当来宾抵达接待区时：
确保第一时间看到接待人员和接待指示牌
预估每批来宾人数，保障足够的接待人力
如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台
在接待区预备休息区
如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
突发情况处理：
因交通原因突然导致来宾人数剧增
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来宾接待
来宾登记时应了解什么？
活动的日程安排
活动所需佩戴证件及使用要求
活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置
何时可以离开？离开机票领取的时间和方式
来程时的费用报销时间、地点、方式
离开时是否有班车接送？
用餐时间、地点？用餐凭证？
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来宾接待
当来宾进入酒店房间休息：
准备小型欢迎卡
确保来宾能够迅速联络接待人员
是否需要提前清空房间内的收费物品？
房间内是否需要准备鲜花及水果？
房间内应准备当地旅游手册及地图
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现场布置
来宾行走线路现场勘察：
场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？
来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？
入口是否需要铺设红地毯？
在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？
来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？
不同类别的来宾是否需要分别设定入口？
是否有来宾需要特别休息室？
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现场布置
搭建施工
保证施工期间的用电及保安
保证施工用料的摆放位置
检查施工单位用料摆放是否合理
搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间
务必进行最大负荷电量测试
施工完毕后应清理一切施工痕迹
确保用电线路安全隐秘
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现场布置
舞台布置
保障上场及下场通道畅通
后台有方便快捷且安全的物品存放处
来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动