文档介绍：文件工作的现实问题与对策研究
 
 
马迪
【摘要】文件是社会组织和个人处理事务的主要手段和工具，但其现实工作中还存在诸多问题，这些问题一定程度上阻碍了文件作用的发挥。本文试图探讨当前文件及文件工作中存在的问题，剖析其产生，他做任何事情不仅要有“文件”，其做事过程还要全部体现在OA系统中，即便是和对面同事的一句话，美其名曰“办公留痕”。此外，人们****惯将文件撰写及阅读质量和时间挂钩，将撰写时间长等同于斟字酌句、将阅读时间长等同于逐字逐句，文件撰写及运转处理速度就在无意间降低了、可能事件都结束了文件才传递到所有相关人员手中，这一点在这个瞬息万变的社会体现更为明显。
（二）文件工作缺乏明确规定。“无纸化办公”盛行的今天，文件数量不仅没有减少的迹象反而越增越多，科学技术和社会经济的发展是原因之一，但缺乏对文件工作的强制性的明文规定也是造成这种现象产生的重要因素之一。从现有的提及文件工作的规定中，我们都只能看到“减少发文材料数量”这种比较宽泛的用句，“减少发文材料”年年都强调，但是减少到何种程度、怎么减并没有一个明确的、可以量化的规定，仔细观察我们会发现，实际产生的文件中有很大一部分是可以避免的甚至是完全没必要的，譬如，我们会发现有些文件不仅讲述的是同一件事件，内容表述也几乎是一模一样，唯一不同的可能就是发文机构、发文号和发文时间这类信息，也就是大家常说的
“以文传文”。另外“无纸化办公”虽然是主流，但很多文件工作人员还是会将其纸质化以便归档。此外，关于文件的字数、字迹、发文格式等规定也有待改进之处，笔者在整理疫情材料時曾发现疫情防控发文中会有一份或几份的格式，比如文件红头格式和其他文件略有不同。
（三）文件工作机制不健全。这一点在电子文件中表现最为明显，以电子文件归档为例：关于电子文件归档有《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）这类适用于所有类型的制度，也有《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）这类适用于单个类型的制度，但这些都是从普适性的角度出发，每个单位在进行电子文件归档时都应有自己的归档制度。现实是很多单位并不能结合自身实际制定电子文件归档工作机制，大多数单位的文件工作人员都是每年年初将前一年产生的所有电子文件一股脑移交给档案工作人员，这些文件里面有需要归档的、也有不需要归档甚至出现文件错乱的情况，电子文件归档工作的主观性和随意性既不能保证电子文件资料的齐全完整，也给档案工作带来了难度。
（四）文件工作人员素质有待提高。文件工作人员是文件工作的主体，无论是文件所要表达的意图正确与否、准确与否，以及文体的选择、文件的制作在很大程度上都取决于文件工作人员甚至是文件的归档速度、归档质量等也离不开文件工作人员。这就导致文件工作者的个人素质高低不仅直接影响文件质量的好坏和文件价值的发挥，也影响档案工作人员的工作效率。若文件工作人员对文件的归档范围、方式有所了解，能从文件角度对归档文件进行事先鉴定，那么文件不管是以文件形式还是档案形式都能尽可能发挥其价值。
三、对加强文件工作的思考
（一）强化文件工作意识。不仅是强化文件工作人员的意识，而应强化全体工作人员的意识。此外，文件工作意识应该包括文件质量控制意识、文件质量意识、文件快速处理意识以及文件归档意识等。如果可以，最好将文件产生的数量、质量、处理速