文档介绍：创造企业新竞争力 数字化工作流管理 ——工作流理念(30 min)
会议安排
创造企业新竞争力 数字化工作流管理
工作流概念及其应用
工作流在企业信息化中的地位
电子表单六字决
工作流投资回报率
工作流与ERP
电子邮件 工作周报、工作流程
手机短信、电子公告
电子论坛、电子刊物、公文处理
文件管理、会议管理、物品管理
车辆管理、资源管理、图书管理
领导活动安排
名片管理、时刻表
人事管理、传真管理
档案管理、通讯查询 借款报销 ……
80%通过表单实现并与流程相关
工作流 vs OA
一般国内用户所理解的”办公自动化系统(OA)”与“工作流程自动化系统(Workflow)”相去甚远,这也就是为何许多用户选择了某些OA产品,但是超过 80% 只能停留在简单的行政应用,对企业流程效率并没有改善,而流程处理时间也没有精简,为什么?
全球最大OA平台厂商IBM LOTUS也不得不承认,在中国,OA实施的成功率不超过50%。
许多客户都在纳闷到底出了什么问题
?
节省宝贵的时间与运作成本
大部份的企业都遵循所谓 90/10 法则:至少 90% 的企业流程处理是“闲置状态”,表示它大部份的时间并非真正在被处理,而是放在承办人员的桌上、被递送的途中、或者查询它目前正在被哪个部门处理, 只有 10% 的时间才是真正被承办人员处理的“实际工作时间”。
因此,即使个人生产力提升软件能够提高个人 50% 的工作效率,但是对整体流程处理时间也只能提高5% (10%× 50% = 5%)
工作流程自动化便是为了改善企业流程的闲置时间,如果闲置时间能减少50%,则整体流程效率将改善 45% !!
这也就是为何工作 流程自动化是企业 在 时代 能否真正提升效率 的关键
电子表单优势——“六字诀”
填、送、签
转、查、存
填
随时随地?提前稽核?防呆提示?实时说明?附件完整?
排除该填未填、字迹模糊、前后矛盾
避免东问西问、无所适从
送
实时传递?完整追踪?依规章跑流程?核决权限落实管理
不会送错签错、遗失压件、无须舟车往返
不因传送∕传真导致模糊难辨
确实传签,避免大事化小、小事化无、不了了之
“六字诀”—填送签转查存
签
无压力不尴尬?随时随地签核?提醒稽催?完整纪录?弹性代理人
避免仓促决策、避免漏签、承办人无需审单
不会满桌子待签文件
转
多种流程角色? 弹性参数设定? 转DB / 跨AP系统整合
适用各种简单与复杂之流程
避免可观之人力重工、减少人为错误
“六字诀”—填送签转查存
查
随时随地搜寻信息? 实时统计报表? 权限控管安全严谨
管理者∕使用者各蒙其利、提升决策品质与满意
不用承办人亲自调阅、毋须翻箱倒柜、不会耗力费时
存
无纸化? 节省空间与成本? 归档/备份管理轻松容易
数字方式永久保存、不需保留纸本
“六字诀”—填送签转查存
工作流在企业信息化中的位置
填表次数
合计
每月平均
每日平均
预计加班单
16,104
1,342
61
加班单
248,160
20,680
940
请假单
44,352
3,696
168
申购单
11,880
990
45
采购单
7,920
660
30
验收单
7,920
660
30
请款单
7,656
638
29
Total
343,992
28,666
1,303
34万张以上纸张成本
34万笔数据重复输入
34万×每张平均3分钟 =102万分钟 =2200工作天
2200×200人平均成本 =440,000
工作流实施效益案例分析